Закажите обратный звонок
Чтобы заказать обратный звонок, заполните форму
Мы не передаём информацию третьим лицам. Заполнение формы вас ни к чему не обязывает.

Управленческий учет.
5 инструментов в 1С: УНФ

Ключевой вопрос на который должен отвечать управленческий учет
- сколько денег зарабатывает компания? Но также важно, чтобы он еще помогал отвечать на вопросы, которые помогут собственнику принимать верные управленческие решения.
Например, как сделать, чтобы компания зарабатывала больше? Как больше сэкономить?
Как сделать, чтобы компания не теряла деньги?
В управленческий учет, в отличие от финансового, который в основном про деньги, могут входить количественные показатели. Например, средний чек, количество сделок в день или в месяц, количество клиентов и тд.
А финансовый учет больше про взаимоотношение с собственниками, про инвестиции.

В России традиционно управленческий учет ведется плохо, при этом так сложилось исторически. Я связываю это с тем, чтобы легче было воровать у "Барина", но это лично мое мнение. В других странах, например в Германии или на Западе, гораздо лучше относятся к управленческому учету и он более точный. Например, в магазине в Германии считают все до последнего цента и работают ровно до 19:45 и пишут на черновиках, при этом зарабатывают 1,75% чистой прибыли. Без точного учета, они бы точно вообще ничего не зарабатывали. Но вот даже с такими условиями, хоть что-то зарабатывают.
За границей компании обязаны вести управленческий учет, иначе просто бизнеса не будет. В России наценки гораздо выше, поэтому можно до последней копейки не считать и многие компании этим пренебрегают. Но каждый кризис, каждый трудный период в нашей истории, все ближе толкают нас к тому, чтобы мы вели точный управленческий учет. Также конкуренция в России становится жестче, поэтому все больше компаний двигаются в сторону именно такого учета.
Рассмотрим пару базовых понятий, которые привязаны к 1С и
рассматриваются здесь именно в рамках работы в УНФ

Кассовый метод
Метод учета расходов, когда вы заплатили деньги и именно в этот момент считается расход, считается чисто по движению денег.
Метод начисления
Метод учета расходов, происходящий в момент возникновения расходов. Например, когда принесли акт об оказании услуг или начислили зарплату. "Момент по документам", как говорят.

Классический пример на котором удобно рассматривать метод начисления - это зарплата. Например, зарплату сотруднику мы начисляем 28 февраля за февраль, а выплачиваем ее уже в марте. Очень важный момент, февральская зарплата методом начисления попадает в расходы февраля, а зарплата с точки зрения выплаты и движения денег попадает в расходы марта.


И такие моменты встречаются очень часто. Например, 20 февраля нам поступила услуга - установка оборудования, а оплатили мы её только 1 апреля. Получается, что с точки зрения метода начисления - это будет в феврале, а с точки зрения движения денег - это будет в апреле. Конечно, бывают ситуации, когда эти моменты совпадают.
Если у нас бизнес за наличку, тут всё просто. Мы заплатили грузчику Васе за то, что он разгрузил вагон. Здесь всё будет совпадать с точки зрения момента, когда произошло начисление возникновения расхода и момента, когда мы ему заплатили. Важно в программе понимать разницу между ними.

В УНФ есть возможность вести учет с точки зрения кассового метода, для этого надо поставить галочку "кассовый метод учета доходов и расходов".
После этого у нас сразу появляется отчет, который позволяет нам видеть движение расходов с точки зрения оплаты - Доходы и расходы (по оплате).
Я лично против данного метода потому, что он не позволяет нормально оценить ситуацию в компании. По хорошему, надо вести все расходы и доходы, как кассовым методом, так и методом начисления. Дальше покажу, как это выглядит в программе. Бывают ситуации в производстве, когда материалы закупаются заранее на длительный период времени, в таком случае, мы не знаем, когда их потратим. Мы заплатили сейчас, но тратить можем их год или 2 года. Вот эти расходы, с точки зрения метода начисления, сильно размажутся, поэтому важно в программе разделять эти два метода. В нашей стране это особенно плохо разделяют. Но действительно важно сделать так, чтобы у нас был учёт, как кассовым методом, так и методом начисления. 1С:УНФ, как раз позволяет нам это сделать.
Второй важный момент, про который мы поговорим - это метод директ-костинга. Суть метода такова, что всё что можно напрямую связать с объектом учета, надо связывать. Всё, что нельзя связать, нужно учитывать отдельно и не распределять. В нашей стране в советской традиции, всё надо было распределять. Например, к какой-нибудь крупной компании по строительству кораблей обратиться заказчик, чтобы сделать маленький заказ, они посчитают 800% к себестоимости заказа. Эта крупная компания, у которой есть поликлиника, столовая и другие разные объекты, будет явно не в рынке потому, что они все эти накладные расходы размазывают на заказы. В тоже время могли бы сделать в рамках рынка по рыночной цене и заработать для компании хоть сколько-нибудь. В случае, если применять полный расчет и распределение расходов, и учитывать это при выставлении стоимости, они не возьмут никогда такой заказ.
Также всегда встает вопрос с методом распределения. Например, если распределять по сумме, может получиться один результат, а если распределять по весу, то может получиться другой результат. У нас был проект в Казахстане и там получилась следующая ситуация. Они всё распределяли по сумме и у них вся компания зарабатывала 8% от оборота. А когда мы пересчитали и предложили метод распределения по килограммам, то у них получилось, что какие-то проекты были крайне убыточными. Таким направлением стала продажа минералки, а продажа дорогих спиртных напитков наоборот оказалась крайне прибыльной. На мой взгляд, правильно соотнести расходы, которые максимально можно соотнести с направлением, с проектом компании или с заказом. А всё остальное учитывать общим скопом и считать в целом по компании.
Если на уровне прямых расходов можно соотнести с объектом учета - это называется прямые переменные расходы. Если их можно посчитать и на этом этапе есть прибыль, хоть какая-то, то она хотя бы частично покроет общие расходы и этим уже стоит заниматься. Если прибыли на этом этапе точно нет, то этим не нужно заниматься. В целом это позволит более точно считать и понимать финансовый результат. В итоге в Казахстане мы пришли к следующему методу. Отнесли все расходы на склад, транспорт с доставкой одного направления минералки и получилось, что проект вообще убыточный. Посчитать, что необходимо потратить на то, чтобы заниматься продажей.

Подводя итог про метод директ-костинга, нужно сделать так, чтобы расходы, которые идут на какой-то проект, направление, заказ или сделку клиента, были отнесены к этому. А то, что общее, распределять вообще не нужно.

Основные базовые понятия, которые мы разберем дальше - это отчеты управленческого и финансового учета. Их 3, в 1С:УНФ они находятся в Анализе бизнеса. Есть баланс. Он показывает текущее состояние компании с точки зрения ее активов и пассивов. Сколько основных средств? Сколько запасов? Сколько дебиторки?




Это такой срез на какой-то момент времени. Очень важно это учитывать. Если это не считать, то можно накопить кредиторскую задолженность; не заплатить поставщикам, а потом не найти денег, чтобы это сделать. Важно, чтобы не было слишком больших запасов. Важно, чтобы не было слишком большой дебиторки, чтобы покупатели вовремя платили. Вот такой срез и виден в балансе.
Также есть отчёт о прибылях и убытках, в УНФ он называется - Доходы и расходы, в рамках Анализа бизнеса. С точки зрения метода начисления, здесь показывается выручка, себестоимость, прибыль и все расходы.


Важный момент, как здесь считается выручка: когда продали, сделали документы реализации, в этот момент возникает выручка и себестоимость. Вот это метод начисления.
Есть еще денежный поток, тоже крайне важный отчет, который показывает движение денег. В доход попадает цифра, только когда мы получили деньги от покупателя. Не в момент, когда отгрузили товар или продали, а когда получили оплату.
Часто между этими моментами проходит несколько месяцев. Очень важно видеть разницу между ними. Или наоборот, вам отправили предоплату, а отгрузили вы через год. Здесь часто бывает разрыв и в таком ключе тоже важно видеть информацию.
С основными понятиями мы закончили. Теперь перейдем к самому важному - к возможностям, которые есть в УНФ для ведения учета. Я покажу набор основных инструментов, что можно использовать.
Первое и самое важное. Если бы я хотел, чтобы вы что-то одно вынесли из этой статьи, то это было бы понятие - учет по сделкам! Задача этого метода, чтобы мы видели прибыль по каждой сделке. Это будет валовая прибыль и она нам необходима, чтобы каждая сделка была прибыльной и чтобы мы соотносили, что действительно зарабатываем. Не в целом на круг по компании, по всем проектам, а с конкретной сделки. Сделкой в 1С УНФ является заказ покупателя и заказ-наряд. По факту, внутри программы это один и тот же документ и здесь абсолютно одинаковый учёт. Для примера будем рассматривать заказ наряд, хотя заказ покупателя считается абсолютно также. Обратите внимание, в отчете видно, что часть заказов убыточные, а часть прибыльные.
Давайте расскажу про компанию. В данном примере компания занимается обслуживанием холодильников и кондиционеров. Они обслуживают холодильники по каждому магазину. Например, есть магазин №4 и №9, за каждый магазин платится отдельная сумма раз в месяц. За месяц на один магазин мы потратили материалы: фреон и трубки.
Также за этот месяц мы продали холодильник.
И еще у нас есть два техника, которые занимаются обслуживанием данных магазинов. Они получили сдельную заработную плату.
Это то, что мы с вами отражаем в заказ-наряде и это всё будет видно в отчете - Доходы и расходы по статьям. В нем есть выручка от продаж, здесь она складывается общая, без детализации. И есть себестоимость, которая складывается из материалов и работ, которые были потрачены на данный заказ. Важный момент, этот отчет показан именно методом начисления.
Еще мы можем дополнительно соотнести расходы с этим заказом. Например, заплатить за медные трубки. Данную операцию можно сделать, как методом начисления, так и кассовый методом. Документ "Расход из кассы" с видом операции "Прочий расход" позволяет учитывать материалы (затраты). Конкретно в данном случае, методом начисления мы списываем медные трубки на этот заказ и одновременно он позволяет нам делать движение по кассе, что мы заплатили наличные средства за эти трубки.
Помимо этого, мы списали трубки со склада на этот заказ. Техник поехал взять трубки со склада и потратил их на этот заказ. Как это работает? Просто мы во всех документах указываем заказ покупателя, на который идёт этот расход.
То же самое происходит с расходом из кассы, мы указываем заказ, как и во всех других документах.
Наш техник в авансовом отчете отразил, что трубку у поставщика заправили фреоном, и там тоже указал заказ-наряд.
И еще мы получили услуги от поставщика, в виде монтажа холодильника. Это тоже отнесли к заказу и отобразили в табличной части.
Таким образом, в рамках одного заказа мы собираем все расходы и видим что у нас получается на выходе. Какая у нас получается прибыль? В отчете "Доходы и расходы по статьям" видим заказ-наряд, выручку, себестоимость, прибыль. Этот отчет настраиваться достаточно просто.
Если в настройках отчета выбрать заказ покупателя, статью, аналитику, документ движения, то будет сформирован вышеуказанный отчет.
Сам отчет "Доходы-расходы по статьям по (отгрузке)" находится в Отчетах по всей компании.

Этот отчет не дает всей информации, в нем есть две статьи, которые совсем не расшифровываются. А нам хочется посмотреть, почему такая высокая себестоимость получилась. Есть возможность это проанализировать, для этого нужно открыть заказ наряд, здесь есть такой же отчет "Сводно о заказ-наряде".
Он покажет нам информацию о затратах и информации, которая пошла на этот заказ (услуги подрядчиков - заправка фреоном и тд.). Кроме того, есть ещё калькуляция заказ-наряда, которая позволяет проанализировать себестоимость и сделать детализацию по каждой позиции, откуда у нас получилась себестоимость.
Если мы посмотрим какую-то конкретную позицию и выберем по материалам и зарплате, то мы можем понять, какая была себестоимость фреона, трубки и зарплата. Ниже, мы видим прибыль и можем проанализировать, устраивает она нас или нет.
Если мы посмотрим какую-то конкретную позицию и выберем по материалам и зарплате, то мы можем понять, какая была себестоимость фреона, трубки и зарплата. Ниже, мы видим прибыль и можем проанализировать, устраивает она нас или нет.
С помощью простого отнесения расходов к документу заказ покупателя или заказ наряду, вы можете точно рассчитать прибыльность каждой сделки. Это очень важно потому, что зачастую, часть сделок - прибыльные, а часть нет. И те, которые убыточные, несут нас в сторону пропасти, кассовых разрывов и тд. Хочу привести пример. У одного моего товарища есть мебельная компания, он делал наценку 30% и считал, что зарабатывает 30%. Оборот компании рос, он вытаскивал деньги и всё у него было хорошо. Но потом посчитал, что он в кассовом разрыве на несколько миллионов рублей. Почему? Дело в том, что в каждом заказе у него появлялась какая-то проблема (поцарапали фасад, три раза съездили, заказали новую раковину, фурнитуру, и другие нюансы), которая съедала всю его маржу и получалось, что в итоге у него прибыль на заказ не 30%, а гораздо меньше, около 10%. Получается он неправильно расходовал свои деньги. Проанализировав всё это, он выстроил учет расходов по каждому заказу и смог увидеть и зафиксировать все проблемы и убытки.
Еще важный момент про учет по сделкам. Для кого это будет актуально? Это актуально для компаний, которые оказывают услуги; компании, которые занимаются позаказным производством; компании, у которых продажи идут более длительным циклом. Также транспорт можно привязывать для клиента с помощью этих документов. Транспорт, например, привязывается при помощи приходной накладной. Сфера применения именно такие компании.

Давайте перейдем к следующему моменту - учёт по направлениям. В предыдущем отчёте лёгким движением руки, мы меняем заказ покупателя на направление деятельности и у нас с вами появляется новая картинка, которая позволяет нам видеть другой учет.
Это статьи расходов и дальше будет информация о том, как их правильно заводить и как они появляются.
Что такое направление деятельности? Это учет, который позволяет автоматизироваться прежде всего торговым компаниям, потому что он берется из следующих мест: у нас есть накладная и внутри номенклатуры есть поле, которое называется "направление", мы можем его указывать и тогда у нас будет отдельный учет по направлениям.
Важный момент, если мы для направления деятельности берем какое-то географическое направление, Москва и Санкт-Петербург например, то у нас это не будет нормально работать потому, что мы так и там продаем один и тот же товар. Направление деятельности позволяет организовать учет, только в разрезе групп товаров. Когда мы по группам товаров хотим увидеть результат. В нашем примере, в качестве направлений мы используем душевые кабины и электрооборудования, то есть мы выделили два направления. Они принципиально разные, одна и та же номенклатура не будет встречаться и там и там, они у нас отдельные. Как это работает? Мы с вами в рамках номенклатуры указываем направление, оттуда у нас берется выручка и себестоимость, заносится в отчет и мы это видим.
Также мы можем в документах указывать эти направления. Например, у нас была доставка именно для душевых кабин и мы можем соотнести ее именно с этим направлением, для этого в документе "Приходная накладная" в табличной части - в услугах выбираем душевые кабины.
Доставка у нас попадает в учет, именно по данному направлению деятельности и получается следующая схема, что мы видим прибыль с учетом прямых переменных, и даже постоянных расходов. Это такая валовая прибыль по направлениям и может получится, что какие-то направления у нас убыточные. Например, как в данном примере, питание по подписке, направление явно убыточное.
Аналогичная история с зарплатой, мы можем соотнести зарплату с конкретным направлением деятельности. Например, у нас есть продавец, который продаёт именно электрооборудование и мы можем соотнести сюда данную информацию, и указать что он относится именно к электрооборудованию. А для другого человека мы можем указать, например душевые кабины, и тогда зарплата этого сотрудника попадет в другое подразделение.
Это также считается методом начисления и мы это видим с точки зрения начисленных расходов. Еще раз повторюсь, такой учет применим в основном для торговых компаний и позволяет автоматизировать учет расходов именно по группам товаров. Для других компаний эта детализация не особо подходит. Важный момент, я так не люблю делать, но в этой программе есть возможность ещё распределять расходы. Например, аренда склада отнесена на пустое направление деятельности и в отчете "Доходы и расходы" мы это так и увидим. Но есть отчет "Финансовый результат", который распределяет расходы по определенной базе и распределяет их в разные направления.
Отчет "Финансовый результат" находится внизу раздела Отчеты, в группе Компания. Сюда информация попадает только после закрытия месяца и также можно распределить расходы, но лично я против распределения. Я считаю, что нужно считать всё отдельно.

Двигаемся дальше и поговорим про учет по проектам. Данный раздел в УНФ развивается в последнее время очень хорошо и много моментов дорабатывается. К сожалению, пока только в одном месте есть возможность видеть информацию о проектах в виде отчёта, только в Анализе бизнеса (Главные отчёты).
Мы можем сформировать эту информацию и увидеть какие-то движения в рамках Анализа бизнеса. С точки зрения проектов, какой учет можно организовать? Во-первых кассовым методом и метод начисления. Во-вторых, практически во всех документах можно встретить "Проект". Откроем документ, например реализации и можем увидеть "Проект" на вкладке "Дополнительно".
Мы можем открыть документ приходная накладная и здесь у нас также будет фигурировать "Проект" на вкладке "Дополнительно". Можем указывать, а можем не указывать. Проектом может быть направление деятельности, география, фокусная команда, какой-то отдельный бизнес. Практически всё, что вы захотите, можно выделить в виде "Проекта". Не так давно и в документе "Перемещение запасов" также появилась возможность указывать "Проект". Если в строке "Операция" выбрать - "Списание на расходы", у нас также появился "Проект".
Еще зимой 2021 года этой функции не было. А сейчас мы можем списать на проект какую-то сущность, какой-то запас и он у нас отобразится в расходах. Для каких компаний можно применять учет по проектам? Практически для любых компаний, ограничений для этого метода не вижу.

Давайте посмотрим, как это выглядит с точки зрения "Анализа бизнеса". Напомню, это ключевые отчеты, которые есть в программе, в которых видна вся информация о деятельности компании и можно понять, сколько она зарабатывает и не ушла ли она в кассовый разрыв. Здесь есть возможность посмотреть информацию в общем по компании, без учета по проектам, мы видим ситуацию в целом. А можем выделить проекты. Например посмотреть, что по продажам электрооборудования мы зарабатываем 71 000 руб. А по питанию по подписке мы в убытке на 22 000 руб. В целом в компании всё хорошо, но отдельные наши направления деятельности являются убыточными.
Давайте чуть более детально поговорим про каждое направление. Начнем с продажи электрооборудования. Важный момент, который здесь есть - что мы видим с точки зрения метода начисления в отчете "Доходы и расходы" и видим эту информацию в виде "Денежного потока". В отчете "Доходы и расходы" прибыль 71 000 руб.
А с точки зрения "Денежного потока" у нас прибыль 35 000 руб.
Вообще, если мы посмотрим движение денег за месяц и чистый денежный поток, то у нас будет - 265 000 руб.
Такой деятельностью мы ведем себя к кассовому разрыву. Важно смотреть в 2 ипостасях. Напомню, "Денежный поток" - это про оплаты, про движение денег, а метод начисления "Доходы и расходы" показывает именно по-документно. То, что мы продали, сразу попадает в прибыль.

Также в "Анализе бизнеса" есть "Баланс", в котором отображается информация об активах и пассивах компании, какие есть запасы, дебиторка и тд.
Баланс общий и по проектам его нельзя разделить. В целом это логично, нельзя учитывать отдельно эту информацию, возможно мы на какой-то другой проект используем то или иное оборудование, или тот или иной запас.

Далее рассмотрим, как настраивать "Анализ бизнеса". Давайте посмотрим, как выглядит ситуация в другом нашем проекте - питание по подписке. Здесь получается обратная ситуация - отрицательная прибыль, мы в убытке, но с точки зрения денег мы получили предоплату 300 000 руб. и в целом у нас всё хорошо + 278 000 руб.
Такая ситуация, когда деньги пришли, всё замечательно, но это предоплата и на самом деле компания убыточная, она потратит эти деньги в будущем. Важно смотреть с 2 точек зрения, а лучше со всех трех отчетов, чтобы понять, что реально происходит в компании.

Двигаемся дальше, есть учет по подразделениям и он позволяет учитывать все расходы в рамках подразделений. Зачем это нужно? Кому это подойдет? Во-первых, филиальным структурам, компаниям у которых есть несколько филиалов. Например, мы это использовали в торговой компании, у которой четыре филиала и они хотят видеть сколько зарабатывает каждый из филиалов. Это подойдёт торговым компаниям, у которых есть несколько отделов продаж. В нашем примере - этот отдел "Город" и отдел "Область".
В принципе, подойдет всем компаниям, которые хотят выделить расходы по каким-то группам внутри компании. Например, если сгруппировать эти отчеты по складу, то можно понять, сколько нам стоит склад в месяц. Может быть нам стоит построить свой склад или вообще отдать на аутсорсинг это направление. Можем проверить сколько стоит логистика. Возможно, нам стоит пользоваться наемным транспортом или только своим. Чтобы ответить на такие вопросы, необходимо вести учет по подразделениям. В 1С:УНФ это можно реализовать. Также это видно в отчете "Доходы и расходы" по заказам покупателей. Если добавить "Структурную единицу", то сформируется нужный отчёт.
Откуда появляются подразделения? Из документов продаж. Это тоже считается методом начисления, не кассовым методом. В документе продаж указываем "Подразделение" на вкладке "Дополнительно".
И оно попадает в этот отчет, абсолютно также в отчет розничных продаж. Аналогичная ситуация с себестоимостью, она попадает из этих же документов. В документах "Приходная накладная" также есть "Подразделение" и оно находится на вкладке "Услуги". Зарплата попадает из документа "Начисление зарплаты". Таким образом собираются затраты и получается отчет по подразделениям.

Двигаемся далее, предположим, есть у нас статьи затрат, которые мы хотим видеть в отчете. Как их завести и добавить? Дело в том, что в 1С:УНФ есть такой принцип, как Счета. В программе есть "Оборотно-сальдовая ведомость", но она особенная, не бухгалтерская, как мы привыкли. Она не содержит аналитических разрезов никаких. Таких как, статья затрат, которая есть в бухгалтерии, поэтому каждый "Счет" является статьей затрат. Чтобы отразить какие-то расходы, нам необходимо добавить "Счет". Если мы хотим видеть какую-то новую детализацию, нам необходимо добавить её в "Оборотно-сальдовую ведомость". Давайте добавим какой-нибудь расход. Например, берём "Приходную накладную" (создаем, выбираем поставщика, берём номенклатуру и в ней настраиваем "Счёт учёта"). Вводим позицию "Настройка компьютеров" и хотим, чтобы все вместе складывалось, не хотим детализировать до "Настройки 1С".
Указываем стоимость и к какому направлению деятельности относим, к какому подразделению, к какому проекту и оно попадает в наши расходы. Повторюсь, статья берется из номенклатуры и чтобы её поменять, и чтобы добавить какую-то дополнительную аналитику, можем указывать ее в счете учета. Она указывается не только здесь. Для примера, давайте заведем еще какой-нибудь расход. Мы хотим чтобы у нас была услуга "Массаж сотрудников". Нам ее поставляют и необходимо завести новый счёт учёта "Массаж сотрудников".
"Счет учета" необходимо привязать к какому-то из разделов и выбрать, где он будет находиться. Производственные расходы, которые мы хотим выделить отдельно, заводим в группу Прямых расходов. Косвенные расходы, по аналогии с бухгалтерией, это 25 счёт, заводим в Затраты, распределяемые на себестоимость продукции ,те расходы, которые хотим распределить именно на производство. Все остальные расходы заводим в Затраты, распределяемые на финансовый результат.
Создаем счёт с наименованием "Массаж сотрудников", вносим группу к которой он относится, выбираем распределение (будет или не будет).
Я всегда выбираю прямое распределение, потому что не являюсь сторонником распределения на направление деятельности. Если вы не используете это распределение, то для вас это не актуально. Также идет распределение расходов на заказы и в отчете по "Финансовому результату" будет видно распределение в рамках заказов. Если для вас это не актуально, можете не пробовать ничего выделять. Также важно выделить, к какому счёту происходит подчинение. Если это управленческие или коммерческие расходы, то подчиняем это коммерческим расходам. Новая номенклатура добавилась. Давайте отнесем ее еще к какому-нибудь проекту, пусть к продажам электрооборудования. Мы завели только что новую статью, новый счёт учёта и давайте посмотрим как это проявляется и отражается. Важный момент, в отчете "Доходы и расходы" нет учёта по проектам, он есть только в "Анализе учета". Можем просто сформировать отчёт "Доходы и расходы по заказам покупателей", там появилась статья, всё хорошо видно.
Для того, чтобы эта статья расходов попала в "Анализ бизнеса", необходимо зайти в "Показатели бизнеса" и добавить в необходимую группировку данную статью. Например, считаем, что "Массаж сотрудников" будем брать с дебета. Затраты все берем с дебета, потому что они все изначально туда поступают.
Этот показатель падает в конец списка Косвенных расходов. Если мы хотим, чтобы он был выше, поднимаем его с помощью цифр, указываем порядок.
Если в отчете не отобразилась данная статья, то необходимо закрыть и заново открыть "Анализ бизнеса", а также еще сделать закрытие месяца, чтобы отобразилась именно эта статья. Для части финансового учета необходимо делать закрытие месяца. Если мы меняли месяц март, то необходимо выполнить закрытие этого месяца. Это важно для того, чтобы пересчитать себестоимость, какие-то финансовые моменты распределения и тд. Всегда для того, чтобы получить точный результат, предварительно рекомендуется делать учет "Закрытие месяца". Пересчитали и у нас появился массаж сотрудников в нашем отчете "Анализ бизнеса".
В "Анализ бизнеса" можно добавить какой-то расчет показателей. Давайте подробнее остановимся на отчете "Денежный поток". В нём есть несколько контуров, это принципиально важно. Есть операционная деятельность - это основные движения в рамках нашей компании (нам платят покупатели, мы платим поставщикам). Есть инвестиционная деятельность, когда мы покупаем оборудование, другой бизнес или продаем оборудование. И есть финансовая деятельность, когда мы берём кредит, когда мы возвращаем кредит, когда мы отдаем займ. Три отдельных контура, в рамках которых происходит движение денег и можно таким образом отделить "мухи от котлет" и видеть, что у нас происходит с движением денег. Здесь тоже все настраивается, и важно в разных контурах это делать. Например, у нас есть Прочее (приход), мы можем увидеть, что это поступление денег в управленческую кассу. Мы можем отразить это на каком-то другом счёте, называется "Внутреннее движение не учитывать". Это счет учета, который попадает именно в доходы и расходы. В документе "Прочий приход" есть два вида счета и есть такое понятие, как статья.
Важный момент, в отчете "Анализ бизнеса" в "Денежном потоке", отображающиеся статьи движения денежных средств не являются счетами. В УНФ получается отдельно всё это работает. Есть статьи, а есть счета учета, их тоже можно заводить отдельно. Если возьмём массаж, который мы только что закупили, можем на основании него сделать оплату и отдельно считать, сколько мы потратили на эту статью. Есть приход и мы хотим учитывать массаж сотрудников не по оплате поставщикам, а отдельно. Хотим завести такую статью и назовём её "Массаж сотрудников", программа предлагает выбрать, где мы хотим ее видеть? В инвестиционной деятельности, операционной или финансовой? Что это платежи или поступления? Мы выбираем платежи в операционной деятельности.
Для того, чтобы статья попала в отчет, снова нужно перейти в "Показатели бизнеса", в "Денежный поток" и добавить ее в операционную деятельность. Перед тем, как формировать "Анализ бизнеса", важно проверять, что все статьи там отображаются. Положение также регулируется порядком. Поэтому, если сформируем отчёт "Анализа бизнеса", ещё и за апрель, то тогда увидим статью расходов - массаж сотрудников, в размере 20 000 руб. Таким образом, можно добавлять показатели в "Анализ бизнеса", и они будут такие, какие вам нужны. Рассмотрим еще немного другой вариант. Помимо того, что можно добавлять показатели, можно ещё добавлять формулы, которые будут здесь считаться.

Есть операционная деятельность, по ней видно сколько денег в компании, какая у нас ситуация. Есть инвестиционная деятельность, а вот общего денежного потока по всем видам деятельности в 1С:УНФ нет. Зато есть формула, которую можно добавить. Это тоже важно, можно добавлять точку безубыточности. Средний чек сложнее добавить, это тема отдельного разговора. Можно добавить соотношение активов, разные варианты оборачиваемости, можно добавлять любые показатели формулы. Заходим в "Денежный поток", нажимаем создать и выберем денежный поток - общий и называем "По всем контурам движения денег" и выбираем тип показателя - формула.
Важный момент, перед тем как вы будете делать формулу, необходимо "Записать" показатель. Можно выбрать в какой группе будет отражаться показатель, отредактированный формулой.
Появился новый показатель, который мы с вами сделали. Для чего это можно использовать? Можно считать часть расходов, а часть нет. Можно добавлять какие-то позиции, а какие-то нет. Можно посчитать, какой процент налогов к общему денежному потоку вы платите. Всё это можно посчитать с помощью этих формул. Это достаточно удобно. У нас по всем контурам движение денег получилось минус 43 000 руб. Можно взять какие-то статьи, проценты - это очень интересная и гибкая система.

Остался ещё один момент, который я хочу вам рассказать - это учет по организациям. В нескольких компаниях мы ещё использовали учет по организациям, с помощью него решали разные управленческие задачи. Кому это может быть полезно? Для тех компаний, у кого есть управленческая касса, которая не совсем официальная, скажем так. Это может быть полезно компаниям, которые ведут только управленческий учет в базе УНФ и хотят полностью разделить финансы и потоки по компаниям. Это тоже можно сделать с помощью учета по организациям. Основное применение - это учёт по управленческим организациям. Заводим организацию, указываем - управленческая компания ХХХ и ничего не считается. Почему? Потому, что этот механизм работает только при условии, что мы не ведем учет по компании в целом. Даже если мы будем выбирать где-то управленческую организацию в документах, то у нас во всех движениях будет стоять другая организация. Для того, чтобы этот механизм заработал, необходимо убрать галочку "учет по компании в целом".
И тогда у нас будет возможность видеть, как отчёт по управленческой организации, отдельно движение денег, так и доходы и расходы. Так и во всех отчетах будут видны организации и по ней можно будет посмотреть прибыльность, расходы и так далее. Особенно применимо это в начислении зарплаты. Часто в компаниях, особенно в малом бизнесе встречается, что часть денег платится официально, а часть нет. И можно делать начисление зарплаты по двум организациям, и таким образом разделять эти потоки. Приятно и полезно здесь, что выгружается информация по организациям в бухгалтерию и можно точно разделить, чтобы ваши управленческие движения не попали в бухгалтерскую базу. Это один из делителей, который можно использовать. В контексте зарплаты, мы разрабатывали такой механизм, когда у человека сдельная зарплата. Например, сотрудник получает зарплату за количество собранных столов. У него есть фиксированный оклад, например 10 000 руб., а сдельная зарплата постоянно меняется. Мы сделали автоматическое начисление, которое уменьшало сдельную зарплату на сумму официальной зарплаты. В общем в программе можно посмотреть, сколько сотрудник получал по официальной организации, а сколько по управленческой. Таким образом можно вести учет. В целом видно зарплату, что мы должны 20 000 руб., и видно для бухгалтерии, что он получает только 10 000 руб. А для управленческой организации мы видим, что в целом сотруднику начислили за этот месяц 50 000 руб.

Указываем управленческую организацию во всех документах. По зарплате движения будут видны в "Анализе бизнеса", как по управленческой организации, так и по официальной организации. Аналогичная история, еще более интересная, с денежным потоком, также можно выделить управленческую организации и посмотреть сколько мы заплатили именно в таком формате. Для примера, у нас есть Прочий приход денег, это явно не наш доход и мы хотим изменить эту ситуацию. Отнесем к внутренним движением, которые не будут попадать в наш отчёт. Давайте заведем "внутреннее движение не учитывать", новая статья движения денежных средств и отнесем её в группу перемещение денег. Оприходовали, скажем так, управленческую кассу.
Эти деньги будут перемещены в "Анализе бизнеса" в отчёт "Перемещение денег" и более того, они здесь не появятся пока мы их не отобразим. Таким образом денежный поток в рамках управленческой организации будет чистым. Этим тоже можно управлять и настраивать. Важный момент, здесь есть ограничение, которое важно знать. Как только вы убираете галочку, во-первых её сложно убрать, если у вас уже есть несколько организаций в базе, во-вторых, как только вы убираете эту галочку, если у вас товары раздельно учитываются по организациям, это может быть трудностью. Вот эти моменты надо учитывать. В целом метод интересный и рабочий. С помощью него можно выделить управленческие расходы и управленческое движение денег.

Я перечислил все основные методы ведения учета. Давайте перейдем к кейсам, как это действительно можно использовать в управленческом учете:

Компания по сдаче недвижимости в аренду. У компании стояла задача видеть доходы и расходы по каждому объекту, сколько они реально зарабатывают, какая у них себестоимость квадратного метра, какие переменные / постоянные расходы, чтобы видеть точную аналитику. В целом компания видит, что зарабатывает, а конкретно непонятно. Мы начали это делать до того, как начался "Корона кризис". Это позволило компании более комфортно пережить его. Они понимали, сколько у них себестоимость квадратного метра и благодаря этому понимали до какого уровня они могут снизить арендную плату, чтобы не потерять арендаторов. Как раз на базе этого, они могли принимать правильные управленческие решения. Мы с помощью счетов и подразделений выстроили структуру по объектам: здания, этаж, помещение, и по счетам разбили те материалы, которые входили в себестоимость, и те которые были сверху. Себестоимость - это то, что компания платит в любом случае, даже если у них нет арендатора. Единственное, мы дописали отчёты, которые считают именно среднюю себестоимость, среднюю прибыль. Эта компания благополучно пережила кризис, именно благодаря учёту.
Мебельная компания. У них стояла задача видеть прибыль по каждому заказу. Задача была реализована через учет заказов и добавили несколько счетов учета. Благодаря этому они видели реальную свою доходность, сколько они зарабатывают с учетом агентских вознаграждений. Это всё учитывается и видна действительно валовая прибыль по заказу.
Производство пельменей. Мы полностью реализовали финансовый учет по всей компании. Выделили учет по подразделениям, по статьям, они видят сколько действительно зарабатывают. У них есть момент с дефростацией мяса, который достаточно сложный, мы выстроили производственный учет, и устроили как это всё можно считать, учет потерь и учет по подразделениям. И вся информация видна с помощью "Анализа бизнеса".
В торговой компании, достаточно крупной, мы реализовали учет по филиалам. У них стояла задача видеть финансовый учет по компании, филиалам, подразделениям и статьям. Мы всё реализовали через подразделение. К сожалению, проектов тогда ещё не было. Сейчас начнём использовать проекты, они запускают в производство розницу и сможем не подразделения использовать, а другую сущность, такую как проекты. Заводим отдельно счета учета, указываем подразделения в рамках них, указываем филиалы в рамках подразделений и видим реальную доходность по каждому филиалу, подразделению. Для них была актуальна история с транспортом. Их компания занимает большую территорию на севере, транспорт очень большой, на тысячи км они возят товар. Часто важно знать, как выгоднее, свой транспорт купить или использовать наемный. Свой транспорт - это не всегда выгодно или наемный до какого-то уровня тоже может быть невыгодным. Именно это отслеживание и помогает видеть ситуацию.
Строительная компания. Интересный кейс на мой взгляд. Для стройки важно видеть доходы и расходы по каждому этапу строительства. Залили фундамент, увидели информацию и рассчитались за этот этап. Сколько материалов потратили? Это важно видеть на каждом этапе отдельно. Мы делали это через заказы покупателя. Всё объединяли с помощью проектов, которые можно указывать в заказе покупателя. Это позволяет их группировать в отчете "Доходы и расходы". Можно группировать проекты из заказов покупателя (заказ-наряд - это тоже самое). Если выбирать проекты, то их можно будет сгруппировать и посмотреть прибыль по нескольким заказам, по всему строительному объекту. Можно посмотреть прибыль, доходы и расходы по каждому этапу строительства, которые являются заказом покупателя. Для них мы ещё написали отчёт, который позволяет видеть оплаченные этапы в одном отчете. Наша доработка, можно и без неё видеть учёт, но с ней удобнее. В отчёте видно сколько мы потратили денег, сколько нам заплатили, сколько мы потратили материалов, сколько нам ещё нужно потратить материалов и в таком ключе подгружается вся информация. Также к заказу привязывается вся информация по расходам из списаний, из авансовых отчетов и тд. Таким образом можно полностью собрать информацию по строительству. Для строительных компаний это отличная конфигурация, в ней все видно.
Подводя итоги:

Учёт по сделкам - это именно ведение прямых / переменных расходов по каждой сделке и видно валовую прибыль, сколько каждая сделка нам приносит денег. Применяется в услугах, позаказном производстве, строительстве; везде, где есть какие-то сделки.

Учет по направлениям применяется в основном в торговых компаниях, в дистрибьюторских компаниях. Это учёт по группам товаров. Его особенность в том, что нельзя использовать одну и ту же номенклатуру в нескольких направлениях.

Учет по проектам позволяет вести учет по филиалам, направлениям, по строительным объектам, по территориям, по многим моментам. Применяется этот принцип почти в любой компании. Ограничение которое есть - нет учета по проектам в амортизации. Недавно добавили возможность списывать в запас на проект. Также ограничением является то, что только в "Анализе бизнеса" виден учет по проектам.

Учет по статьям расходов, счетам учета применяется везде. Аналитика учета по детализации. Здесь каждая статья отдельно добавляется в плане счетов и необходимо привязывать статьи к группам, иначе не закрываются при закрытии месяца и обязательно добавлять в "Анализ бизнеса", иначе они туда не попадут просто никак.

Также есть учет по подразделениям - это аналитика по центрам финансовой ответственности, по филиалам, по командам и просто по структурным единицам в рамках компании.

И есть учет по организациям, который позволяет вести учет расходов по направлениям бизнеса, по филиалам, либо учет управленческих расходов. Ограничением является то, что с остатками товаров могут быть трудности. Если вы включаете отдельный учет по каждой организации.

Нужна помощь специалиста?

Запишитесь на бесплатную консультацию!
Наш эксперт перезвонит Вам в течение дня и ответит на все Ваши вопросы.
Made on
Tilda