Учет потерь и ошибок бизнеса в учете

Мы все стремимся делать свою работу идеально, стремимся чтобы не возникало брака, ошибок, потерь, чтобы клиенты оставались всегда довольны.
Но жизнь вносит свои коррективы и ошибки, просчеты, потери, брак все равно встречаются.
Для того чтобы финансовый учет компании был точным, и в один прекрасный момент не привел нас к кассовому разрыву необходимо обязательно учитывать текущие и потенциальные потери.
Давайте разберемся в том, как это лучше делать.
В МСФО (Международные Стандарты Финансовой Отчетности) есть специальные резервы, например, на гарантийное обслуживание, с каждой продажи фиксируется резерв в виде определенного процента, например, мы понимаем, что 5% телевизоров, проданных нами, вернется в сервис, тогда с каждой продажи мы будем откладывать в фонд сервиса 5 % с продаж. А по мере того как телевизоры поступают в сервис затраты будем списывать с этого фонда.
Таким образом мы сразу в нашей финансовой модели закладываем потери на ремонт, и по величине фонда можем судить о точности наших суждений относительно брака, и действий по его снижению. То есть у нас получается есть план-факт, сколько мы планировали потратить и сколько по факту потратили на ремонт.
В российском бухучете тоже есть резервы, только ими почти никто не пользуется чтобы не усложнять учет.
Итак, как лучше учитывать текущие и потенциальные потери в своем родном управленческом учете (финансовом учете компании)?
Нужно определить список всех потенциальных потерь и недопродаж компании, для каждой отрасли они свои, и величина может быть разной в зависимости от региона:

1
Дистрибуция товаров (бытовая химия, продукты и т.д.)
  1. Невозвратная дебиторка. Чаще всего отгружая товар, мы делаем это с отстрочкой платежа, а потом собираем дебиторку. Всегда есть часть дебиторки которую нам так и не заплатят в независимости от того какие у нас крутые безопасники и юристы. Величину данной потери стоит брать с учетом истории компании, региона и т.д. Она может колебаться от 0,5 до 5 %.
  2. Списанный со склада товар. Товар, который мы даже не довезли до клиента, он умер по срокам годности еще на складе. Надо посчитать прикинуть сколько такого товара было реально списано в нашей компании за прошлый период, например, с соками со сроком годности 12 месяцев это будет одна цифра (стремящаяся к 0), а с молоком это будет гораздо большая цифра до 5 %.
  3. Процент Возврата, если мы работаем с возвратами, берем товар.
  4. Брак производителя. Если мы не можем вернуть данный товар, то тоже стоить учесть отдельно.
  5. Потери при транспортировке. На севере, когда товар везут по зимникам (замерзшие русла рек их используют как дороги) раз в год 1 машина обязательно уходит под воду, теряя весь товар. Но есть и менее «экзотичные» варианты, например, пакеты молока протекают пока их везут, или мороженное размораживается.
  6. Воровство. Есть такое выражение "Ты здесь хозяин или гость? Уходя домой с работы, забери пакетов горсть!", к сожалению многие работники в нашей стране живут по этому принципу. Надо это также закладывать в расчет, не знаете как посчитать? Возьмите на это хотя бы 1%.
2
Производство мебели
Мой товарищ, не учитывал потери, а просто ориентировался на заложенную прибыльность, например 30 %. Его бизнес рос, он брал предоплату с новых клиентов, увеличивал штат и расходы. А потом однажды он ощутил, что денег у него почему-то не хватает.
В итоге у него была дыра в финансах около 1.5 млн рублей, она привела бы сразу к кассовому разрыву, но бизнес рос и ее не было видно. Все дело было в том, что он не учитывал потери, которые возникают почти на каждом проект по изготовлению кухни. В его случаем они достигали 15%, он постепенно их снизил, заложил в фин модель, и выправил в ситуацию.
Итак, список потерь:
  1. Брак в материалах от поставщика, поставщик привез плохие фасады.
  2. Порча материалов в процессе производства, поцарапали фасад. Его нужно заново изготавливать, заново ждать, заново тратить деньги на логистику.
  3. Порча материалов при доставке от поставщика (фасады залили, например).
  4. Порча продукции при доставке до клиента.
  5. Порча продукции при установке у клиента. бывает разбивают стекло, царапают фасад и т.д.
  6. Порча ремонта заказчика, разбили плитку, стены и т.д.
  7. Ошибка в замерах.
  8. Брак в фурнитуре.
  9. Довести, забыли и т.д. Это все потери времени, денег на бензин, транспорт и т.д.
3
Аренда недвижимости
Здесь все очевидно, по большей части это затраты предсказуемые, но тем не менее:
  1. Незанятость помещений во время поиска арендатора. Нужно учитывать от типа недвижимости, региона и т.д.
  2. Ремонт помещений. Раз в 3-5 лет каждое помещение требует ремонта.
  3. Себестоимость помещения (например, коммунальные платежи).
  4. Налоги на недвижимость.
4
Программирование
  1. Неопределенность в проекте. Мы закладываем минимум 10%. Часто происходят изменения уже в проекте, их лучше заложить.
  2. Неточность оценки. Здесь тоже закладываем минимум 10 % на это. Программисты склонны занижать реальное время на разработку.
  3. Резерв на ошибки, решение внезапных проблем и т.д. тоже лучше оценить хотя бы в 10%.
5
Общепит, производство продуктов питания
  1. Потери при непродаже и просрочке. Например, если мы производим торты, со сроком годности 72 часа. То у нас точно, просрочится существенная часть продукции, примерно до 50 %. В этом плане решение по снижению затрат это переработка: например, пирожное картошка продукт такой переработки. Аналогичная история может быть у производителей хотдогов, гамбургеров. Здесь решением будет производство плавленого сыра (продукт переработки просроченного молока). Но стоит считать потери пессимистичным способом.
  2. Повреждение при транспортировке. Торты имеют свойство падать, заветриваться.
  3. Потери на весе. Товар крошиться, остается на ноже и т.д.
  4. Воровство.
Этот список можно продолжать бесконечно, для каждой отрасли будут свои потери, но основные встречающиеся мы привели.
После того как мы нашли и оценили факторы риска в нашей сфере. Их необходимо заложить в финансовую модель при расчете стоимость заказа (продукции) для клиента. Например, прикинули, что данные потери составят 10 % от продажной цены, а хотим мы заработать 20 % от продажной цены. Значит нацениваем 43%, то есть при себестоимости 70, ставим цену 100.
Факторы необходимо учитывать раздельно. Чтобы потом можно было оценить точность наших оценок.

Далее самый важный момент: необходимо считать потери, которые возникают также отдельно по каждому фактору. То есть потратили деньги на фасады, поцарапанные при установке, так и запишем потери при установке (также должно быть и в начальной калькуляции). Потери могут быть в виде прямых выплат денег (заплатили перевозчику за дополнительную доставку), а могут в виде списаний (списали товар со склада на сумму).
Раз в месяц необходимо анализировать плановые потери и фактические. Чем большее количество заказов (продукции) участвует в оценке тем более точная информация у нас будет. Мы можем установить 2 кухни без ошибок, но 100 точно никак не можем.
Мы можем помочь организовать правильный учет рисков и потерь для вашего бизнеса, и вы получите максимальную точную и честную картину о вашем бизнесе.
Обращайтесь в нашу компанию
По всем вопросам свяжитесь с нами любым удобным способом:

Телефоны: +7 911 495 40 62, +7 4012 52 11 52
E-mail: office@1c-idea.ru


Made on
Tilda