Как правильно учитывать расходы в 1С:УНФ

Тема звучит как скучная бухгалтерия, но на самом деле это одна из самых важных вещей в управлении бизнесом. Многие компании — даже с миллиардными оборотами — принимают решения, что называется, «целясь по ветру». Они просто не видят реальной картины.

Я недавно читал с дочкой книжку про финансовую грамотность для детей. Там Мак Тапочкин и Лера постигали азы в загадочной стране — и первое, что там требовалось, это учитывать доходы и расходы. Казалось бы, очевидно. Но огромное количество вполне взрослых компаний этого не делают нормально.

Учёт нужен для одной цели — чтобы принимать правильные управленческие решения.

Правильно учитывать и классифицировать расходы нужно, чтобы видеть:

• Чистую прибыль

• Валовую прибыль

• Маржинальную прибыль

• EBITDA — прибыль до налогов, процентов по кредиту и амортизации

Про EBITDA расскажу отдельно, потому что это интересно. Сам термин начали применять в 70-х годах, но первый похожий подход появился ещё в 30-х в Америке. Была Великая депрессия, нужно было создать занятость — начали строить дороги, мосты, огромные инфраструктурные проекты. Но если считать их честно, с амортизацией и стоимостью денег, они вообще никогда бы не окупились. Никогда. Экономически — полный абсурд. Поэтому придумали показатель, который исключал амортизацию и проценты по займам. И — о чудо! — проекты вдруг стали выглядеть нормально.

Вот почему так важно правильно выделять расходы и понимать, что именно вы включаете в свои расчёты прибыли.

Кроме абсолютных цифр, учёт позволяет сегментировать финансовый результат. То есть понять, на чём именно вы зарабатываете — или не зарабатываете. По проекту, сделке, подразделению, направлению бизнеса, территории, торговому агенту, клиенту, номенклатуре.

Расскажу случай из своей практики. Была компания с убытками — долгое время. Они пытались с этим бороться, но убытки никуда не уходили. И вот мы начали менять классификацию расходов: перемещали амортизацию, электроэнергию из одних статей в другие. И компания вдруг стала «прибыльной».

Они протянули несколько лет благодаря этому. Потом всё равно обанкротились — но масштаб цифр позволял показывать прибыль там, где её не было.

Это я рассказываю не для того, чтобы вдохновить вас на манипуляции, а чтобы показать: классификация расходов реально меняет результат.

Другой пример — компания Voosh, которая сдаёт в аренду самокаты. Они постоянно покупают новые, самокаты дешёвые, основными средствами по бухучёту не считаются. И вот в зависимости от того, как классифицировать эти покупки — как расходы периода или как часть капитала — компания либо прибыльная, либо убыточная. По бухучёту — убытки. По управленческому — прибыль. Всё зависит от подхода.

Мы сейчас говорим про метод начисления, а не кассовый метод. Разберём на примере.

Допустим, вы купили надувной бассейн в 2025 году перед сезоном за 50 000 ₽. И оплатили его в октябре 2025 года — тоже 50 000 ₽ перевели поставщику. Вопрос: это уже расход?

Нет. Ни в момент покупки, ни в момент оплаты.

Расход — это уменьшение стоимости активов компании, направленное на получение финансового результата.

А пока бассейн лежит у вас, он — актив. Вы ещё не знаете, что с ним будет. Может, поставите в апартаменты и будете сдавать. Может, он окажется дырявым и вы его спишете. Может, подарите собственнику как дивиденды (ну, бывает всякое). А может — продадите.

И вот в нашем примере бассейн продали в апреле 2026 года. Вот именно тогда он стал расходом. Спустя почти год после покупки.

Расход и затрата — тоже разные вещи

Затрата — это превращение одного вида активов в другой.

Вот простой пример: купили сталь и передали на производство болтов. Из актива «сталь» получили актив «болт» (или «незавершённое производство»). Выбытия не произошло — просто один актив превратился в другой.

Болт станет расходом только когда его продадут. Но он может быть потерян, списан как некачественный, использован внутри компании — тогда расход признаётся по-другому.

То есть: затрата — это промежуточное состояние актива на пути к тому, чтобы стать расходом.

• Себестоимость продаж. Возникает в момент продажи, а не в момент производства — важный нюанс. Вы произвели болт — это ещё не расход. Вы его продали — вот тогда появляется себестоимость продаж. Аналогично с услугами: вы копили затраты на 20-м счёте, программист писал код, строитель делал отделку — это всё незавершённое производство. Оформили акт выполненных работ — вот тогда накопленные затраты списываются в себестоимость.

• Прямые расходы на сделку. Это расходы периода, но они однозначно привязаны к конкретной сделке. Например, доставка до клиента. Есть конкретный заказ покупателя — и вы указываете в накладной, что эта доставка относится именно к нему. Это не себестоимость, но это расход на сделку. Очень актуально для маркетплейсов: хранение, доставка конкретного товара — это отдельная аналитика по каждой сделке.

• Коммерческие расходы. То, что перестаёт существовать, если нет продаж. Например, агентское вознаграждение — нет продаж, нет агентского. Расходы на маркетинг тоже сюда.

• Управленческие расходы. То, что будет и так, даже если продаж ноль. Аренда офиса — была и будет. Зарплата административного персонала — аналогично. С точки зрения 1С:УНФ коммерческие и управленческие расходы ведут себя абсолютно одинаково. Это просто разные счета для разной аналитики.

• Прочие расходы. Курсовые разницы, проценты по кредитам — то, что не относится к основному виду деятельности. Продали станок, который использовали в производстве? Это прочие доходы/расходы. Удобно считать отдельно, чтобы можно было вычленить показатель EBITDA. Особенно актуально сейчас, когда ставки высокие: бизнес может быть хорошим, но проценты по кредиту съедают всю прибыль.

• Себестоимость произведённой продукции. Пока не продали — не расход. Это актив на складе.

• Дополнительные расходы при поставке. Документ в 1С называется «Дополнительные расходы», но по факту это затраты. Купили сервер в Китае и заплатили 100 000 ₽ за доставку — эти 100 000 ₽ войдут в стоимость сервера и станут расходом только когда вы его продадите.

• Стоимость запасов. Купили товар, положили на склад — это актив, не расход. Купили машину для проката — тоже актив.

• Незавершённое производство. Пока не завершили проект — всё, что вы вкладываете, хранится на 20-м счёте. Строите апартаменты — вот миллион сто двадцать на стройке висит. Закончите, оформите акт — тогда это станет стоимостью готового объекта. Ещё не расход.

Делается через приходную накладную, на вкладке «Услуги». Также можно через авансовый отчёт.

Важный момент: одна и та же услуга может быть совершенно разным расходом в зависимости от настройки счёта учёта. Возьмём услугу программирования 1С. Казалось бы, очевидно — управленческий расход. Но если вы IT-компания и покупаете программирование для разработки продукта, который потом будете продавать — это можно отнести на 20-й счёт. Тогда это затрата в незавершённом производстве, а не расход периода

А вот услуги по маркетингу — сразу коммерческий расход. Потому что мы используем их для получения финансового результата в конкретном месяце. В апреле купили маркетинг — в апреле это расход.

Дополнительные расходы

Документ так и называется — «Дополнительные расходы». Удобнее всего вводить на основании приходной накладной. Сюда идёт, например, доставка товаров от поставщика.

Агентское вознаграждение и расходы из кассы

Бывает ситуация, когда оплата и оказание услуги происходят в один момент. Тогда расход равен оплате. Это документы «Расходы из кассы» или «Расход со счёта» с видом операции «Прочие».

Первый: инструмент идёт в производство. Указываете подразделение-получатель, операция «Перемещение». Материал попадает на 20-й счёт и войдёт в себестоимость продукции.

Второй: материалы списываются как расход периода. Например, моющие средства и туалетная бумага потрачены на уборку апартаментов. Это сразу расходы этого месяца.

Провели инвентаризацию — не хватает одной туалетной бумаги, одного моющего средства. Делаете списание на основании инвентаризации. И по умолчанию в программе стоит счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Пока вы решаете — сумма хранится на 94-м счёте. Потом либо через документ «Операция» переносите на 91-й счёт (убытки), либо сразу в документе списания выбираете нужный вариант.

Тоже важный момент, на котором можно споткнуться.

В 1С:УНФ есть два вида документов, которые создают расходы по зарплате: «Сдельный наряд» и «Начисление зарплаты».

Сдельный наряд — это производственная операция. Зарплата идёт на 20-й счёт, в незавершённое производство. То есть это затрата, не расход.

Начисление зарплаты — здесь вы выбираете, куда отнести: коммерческие расходы, управленческие, на конкретное направление деятельности, проект или сделку.

И вот один важный нюанс, на который я потратил очень много времени, чтобы его выяснить: привязать зарплату к конкретному заказу покупателя можно только если включено резервирование запасов. Казалось бы — при чём здесь зарплата и резервирование запасов? Но вот так устроена программа. Включите резервирование — появится возможность указывать заказ покупателя в документе начисления зарплаты.

Покажу, как всё это работает в реальном бизнесе. Компания PAVLOV занимается управлением апартаментами.

Задача: вести учёт доходов и расходов в разрезе каждого апартамента, каждого направления бизнеса и каждой услуги. Плюс — отдельно считать расходы на строительство объектов.

Что настроили: каждый доход и каждый расход получил привязку к конкретному апартаменту, направлению и услуге. Зарплату конкретного сотрудника можно отнести к конкретной сделке по проживанию гостя в конкретном апартаменте — например, улица Павлова, апартамент 1.

Результат: руководство видит финансовый результат по каждому апартаменту, каждой услуге и каждому направлению в режиме реального времени. Не «в целом по компании», а именно в разрезе объектов.

Расходы — это не скучная бухгалтерия. Это инструмент управления бизнесом. И вот главное, что нужно держать в голове:

• Считать нужно все расходы. Включая те, что собственник платит с личной карточки. Можно зашифровать кодовым словом — в одном казахском проекте называли всё неофициальное «аистом» — но учитывать нужно.

• Отражать нужно то, что произошло по факту. Если собственник полетел в Таиланд «в командировку», а по факту в отпуск с семьёй — в управленческом учёте это дивиденды. Машину починили за счёт компании — тоже дивиденды.

• Расход ≠ оплата. Расход признаётся по методу начисления, а не в момент движения денег.

• Расход ≠ затрата. Затрата становится расходом только в момент выбытия актива.

• Классификация влияет на результат. Одна и та же операция может сделать компанию прибыльной или убыточной в зависимости от того, как её отразить.

• Аналитика решает всё. Указывайте проект, направление, заказ, подразделение везде, где это возможно — тогда вы сможете видеть финансовый результат в разрезе объектов.

Роман Месяткин · 1c-idea.ru · Telegram: @idea_1c · office@1c-idea.ru