Закажите обратный звонок
Чтобы заказать обратный звонок, заполните форму
Мы не передаём информацию третьим лицам. Заполнение формы вас ни к чему не обязывает.
Учет в Экселе, учет расходов Эксель, бухгалтерский учет малого бизнеса, таблица учета, порядок ведения учета
Вести доходы и расходы своего бизнеса может быть не так уж сложно, при условии применения нескольких простых действий. Вы и ваши сотрудники сможете легко пользоваться нижеприведенным способом, чтобы всегда оставаться в курсе ситуации о компании.
Давайте поговорим о том, как вести расходы правильно, организовать удобный учет в Excel и с помощью данной таблицы решить очень многие учетные задачи. Результатом простых манипуляций получится отчет, который можно смотреть, например, в разрезе чистой прибыли по проектам, либо в разрезе клиентов или статьи движения денег, в любом необходимом учете, который требуется. Еще хочу отметить, что информация доступна за любой период времени, с использованием отбора по конкретной дате и контрагенту. Вариантов достаточно много и их можно, как угодно настраивать.
Таблица учета позволяет выбрать даты, которые нас интересуют, для этого лишь следует проставить галочки, и увидим движение денег только за заданные даты. Выборка, конечно, не ограничивается только датами. Доступна информация по месяцам, годам и в целом, как угодно. Либо можно сделать выбор по конкретным клиентам и в этом разрезе смотреть движение денег. В общем, с этими отчетами можно всячески играться.
! ! !
Обратимся к ключевым моментам, которые следует отметить. Первое то, что таблица строится на постулатах построения баз данных. Существует теория баз данных, как она должна быть правильно организована. Ее правило гласит следующее, что отдельно должны хранится данные, отдельно справочники и отдельно отчеты. Вся информация хранится в разных местах, и это принципиальный вопрос.
Второй важный момент состоит в том, что данные должны расти вниз. Какая бы красивая таблица не была выстроена в виде колонок, таблица растущая вправо, любимый многими вариант построения таблиц, имеет в корне неверный подход.
Второй важный момент состоит в том, что данные должны расти вниз. Какая бы красивая таблица не была выстроена в виде колонок, таблица растущая вправо, любимый многими вариант построения таблиц, имеет в корне неверный подход.
При таком использовании программы, с внесенными данными в дальнейшем нельзя ничего будет сделать. Когда данные растут вниз, работать с таблицей удобно, и более того, хочу отметить, что создатель Экселя, так и планировал, что пользователи будут работать именно так.
Механизм будем рассматривать в Google таблице, она бесплатная и даже больше в настоящее время распространена, но в Excel гораздо удобнее это делать.
В первую очередь следует создать лист - Данные, и обязательно продумать структуру, как хочется вести учет. На этом листе обязательно должна быть колонка с датой, а та в свою очередь иметь правильный формат. Выделив всю колонку, выбираем формат для того, чтобы при вводе меньшего количества данных, дата преобразовывалась автоматически.
Механизм будем рассматривать в Google таблице, она бесплатная и даже больше в настоящее время распространена, но в Excel гораздо удобнее это делать.
В первую очередь следует создать лист - Данные, и обязательно продумать структуру, как хочется вести учет. На этом листе обязательно должна быть колонка с датой, а та в свою очередь иметь правильный формат. Выделив всю колонку, выбираем формат для того, чтобы при вводе меньшего количества данных, дата преобразовывалась автоматически.
Вторую колонку займет информация - Приход / расход. Третья колонка указывает на контрагента. Отмечу, что в моем понимании контрагенты - это все, кому мы должны заплатить деньги или с кем взаимодействуем по деньгам. Это могут быть сотрудники, поставщики, партнеры и клиенты, банки. В общем, всем, кому переводите деньги. Четвертую колонку займет статья ДДС - это статья движения денежных средств, показывающая в рамках чего учитываются деньги. Пятая колонка относится к Проекту, она позволит отделять различные бизнес-направления. Также создадим колонки сумма и комментарий. Этой информации будет достаточно для того, чтобы вести учет.
Заводим следующий лист, который называется - Справочники, здесь будем вести учет справочников. Прописываем приход / расход и постараемся оптимизировать. В колонке листа данных - Приход / Расход, следует включить проверку, для этого нажав правой кнопкой мыши скроллим вниз. Делается это для того, чтобы упростить взаимодействие с таблицей, используя выпадающие списки.
Выбрав диапазон данных, запрещаем ввод данных. Отсюда получается, что в выбранной ранее колонке, теперь может быть только приход или расход.
Можно сразу прописать справочники, которые будем использовать: помимо уже указанного, заведем контрагентов, статьи ДДС и проекты. Это делаем для раскрывающихся списков, чтобы было удобно работать с таблицей. Для колонки с листа данных - Контрагент, повторяем предыдущие действия по проверке данных из уже соответствующего справочника. Желательно выбрать сразу большие расстояния с запасом, потому как перечни данных будут постепенно расширяться. Следующие колонки - Статья ДДС и Проект, отрабатываем по такому же принципу. Целиком колонку в значениях нельзя выбрать - это является ограничением именно Google таблиц. Колонка - Сумма, является числом, обязательно форматируем ее, переходим Формат - Числа, Число. При наведении на первую строку, там где прописаны названия столбцов, можно увидеть какие-то ошибки.
Можно сразу прописать справочники, которые будем использовать: помимо уже указанного, заведем контрагентов, статьи ДДС и проекты. Это делаем для раскрывающихся списков, чтобы было удобно работать с таблицей. Для колонки с листа данных - Контрагент, повторяем предыдущие действия по проверке данных из уже соответствующего справочника. Желательно выбрать сразу большие расстояния с запасом, потому как перечни данных будут постепенно расширяться. Следующие колонки - Статья ДДС и Проект, отрабатываем по такому же принципу. Целиком колонку в значениях нельзя выбрать - это является ограничением именно Google таблиц. Колонка - Сумма, является числом, обязательно форматируем ее, переходим Формат - Числа, Число. При наведении на первую строку, там где прописаны названия столбцов, можно увидеть какие-то ошибки.
При наведении на первую строку, там где прописаны названия столбцов, можно увидеть какие-то ошибки. Для этого на Заголовках необходимо отключить проверку, выделив нужный диапазон.
Идем далее, в справочнике проектов, для примера, пропишем два бизнес-направления: торговля тортами и производство печенья. А в справочнике статьи ДДС однозначно будет оплата от клиента, зарплата, расходы на маркетинг, аренда. В контрагенты пропишем нашего любимого клиента Пупкина, сотрудника ООО "Ромашка", сотрудников Васю и Петю, ООО Арендная компания. Для примера, этой информации будет достаточно.
Идем далее, в справочнике проектов, для примера, пропишем два бизнес-направления: торговля тортами и производство печенья. А в справочнике статьи ДДС однозначно будет оплата от клиента, зарплата, расходы на маркетинг, аренда. В контрагенты пропишем нашего любимого клиента Пупкина, сотрудника ООО "Ромашка", сотрудников Васю и Петю, ООО Арендная компания. Для примера, этой информации будет достаточно.
Теперь зафиксируем каждую операцию на листе данных, согласно информации из наших справочников. Например, 1-ого числа мистер Пупкин совершил оплату для торговли тортами в размере 10 000 рублей и тд. В любой момент легко можно добавить новые или удалить ненужные вводные. Например, сейчас нас интересует добавление общих затрат компании. Хочу отметить, что затраты обязательно вводятся с минусом для удобства подсчетов.
⬇ ⬇ ⬇
Имея какие-то данные, перейдем к созданию сводной таблицы: Данные - Создать сводную таблицу. Делается это, конечно же, на новом листе. Давайте начнем строить отчет, для этого следует добавить значение - Сумма, и на основе имеющихся данных, чистый финансовый результат компании составит 6 000 рублей.
Сюда же можно добавлять различные строки, используя только приход и расход, либо расширяя до статей ДДС, тогда будут видны общие расходы.
Если убрать приходы и расходы, но использовать проекты, то увидим общие затраты компании в размере 20 000 рублей и тд. Если расположить проекты в столбцах, то по каждому проекту будут видны результаты. Конечно, отчет можно выделять и разносить, чтобы было хорошо видно. Также есть возможность добавлять различные свои формулы.
⬇ ⬇ ⬇
Применение фильтров позволит отслеживать не все даты, а только 1, 3 и 4, например, либо за месяц отфильтровать информацию. По итогу, получается полноценный учет, который ведется непрерывно вниз и любой сотрудник сможет заполнять эту таблицу. Для полноты спокойствия, можно запретить ввод данных в справочники и тогда будет доступен только выбор из списка. Следуя этим ключевым правилам, ведение учета не займет много времени, а информация по компании будет легкодоступной и предельно понятной.
Для закрепления повторю правила, которые следует неукоснительно выполнять:
1. Хранить данные отдельно
2. На листе данных категорически запрещается делать какие-либо вычисления
3. Отдельно хранить справочники - Справочники создавать обязательно по той причине, что данные для анализа должны быть едины, и не возникало ситуаций, когда один человек запишет контрагента, как Петр Иванов, а другой Иванов или Супер Петя, конечно же, программа засчитает это разными позициями и анализ данных провалится, именно поэтому данные должны выбираться из списка. Только одна колонка комментария может быть самостоятельная, без справочника.
4. Отдельно строить отчеты
5. Данные таблицы растут вниз - Колонки добавляются крайне редко. В первых версиях Excel даже были ограничения по количеству колонок, не больше 128.
6. Каждое новое событие фиксируется датой - Можно вносить в хаотичном порядке. Например, вдруг вспомнили про какой-то расход, который до этого забыли внести. Порядок может быть любой, но обязательно соблюдать непрерывность, пропусков быть не должно, они категорически разрушат весь учет! (см. рисунок 17)
8. Отличие Excel от Google таблиц состоит в сводной таблице. В последней каждый раз необходимо указывать откуда мы берем данные. В данном пример у нас есть данные до ячейки G8, здесь либо каждый раз вводить, либо сразу прописать G100, но тогда появятся пустые строки, которые следует отфильтровать по сумме, чтобы в таблицу выводилось все, кроме пустых строк. (см. рисунок 18)
1. Хранить данные отдельно
2. На листе данных категорически запрещается делать какие-либо вычисления
3. Отдельно хранить справочники - Справочники создавать обязательно по той причине, что данные для анализа должны быть едины, и не возникало ситуаций, когда один человек запишет контрагента, как Петр Иванов, а другой Иванов или Супер Петя, конечно же, программа засчитает это разными позициями и анализ данных провалится, именно поэтому данные должны выбираться из списка. Только одна колонка комментария может быть самостоятельная, без справочника.
4. Отдельно строить отчеты
5. Данные таблицы растут вниз - Колонки добавляются крайне редко. В первых версиях Excel даже были ограничения по количеству колонок, не больше 128.
6. Каждое новое событие фиксируется датой - Можно вносить в хаотичном порядке. Например, вдруг вспомнили про какой-то расход, который до этого забыли внести. Порядок может быть любой, но обязательно соблюдать непрерывность, пропусков быть не должно, они категорически разрушат весь учет! (см. рисунок 17)
8. Отличие Excel от Google таблиц состоит в сводной таблице. В последней каждый раз необходимо указывать откуда мы берем данные. В данном пример у нас есть данные до ячейки G8, здесь либо каждый раз вводить, либо сразу прописать G100, но тогда появятся пустые строки, которые следует отфильтровать по сумме, чтобы в таблицу выводилось все, кроме пустых строк. (см. рисунок 18)
⬇ ⬇ ⬇
Как только в компании появляется несколько человек, которые должны вносить данные или требуется настройка прав доступа, либо необходимо учитывать сразу несколько разрезов учета. Например, запасы товаров, взаиморасчеты, деньги, то вести учет в таком виде становится сложно и неудобно. И вполне логичнее перейти на более сложные и эффективные программы. Наиболее удобной на мой взгляд является 1С:Управление Нашей Фирмой.
Какие плюсы есть у данного продукта по сравнению с Google таблицами:
1. Возможность одновременной работы нескольких человек с данными.
2. Возможность одним вводом данных ввести сразу информацию в нескольких разрезах. Например, вы вводите приход товара, а у вас сразу появляются остатки на складе, а также появляется себестоимость этих товаров и появляется долг поставщику.
3. Формирование отчетов в различных разрезах. Например, валовая прибыль. Да, вы можете посчитать ее и с помощью гугл таблиц, но на это нужно будет потратить много времени.
4. Скорость работы Эксель начинает плохо работать на 100 тыс. строчках, Гугл таблица еще раньше. При активной работе, в таблице этого количества можно достичь достаточно быстро.
5. Навыки работы в эксель, далеко не все пользователи могут вносить и вести правильно экселевские таблицы. В тоже время, как 1С:УНФ интуитивно понятна и позволяет легко вводить и получать информацию из программы.
6. Более красивое и понятное представление данных в отчете. В 1С:УНФ можно легко подобрать отчет практически под любую задачу, а в Гугл таблице его нужно будет придумать самому.
7. Права доступа, дату запрета изменения данных, доступ по таблицам настроить в Гугл таблицах не очень просто.
1. Возможность одновременной работы нескольких человек с данными.
2. Возможность одним вводом данных ввести сразу информацию в нескольких разрезах. Например, вы вводите приход товара, а у вас сразу появляются остатки на складе, а также появляется себестоимость этих товаров и появляется долг поставщику.
3. Формирование отчетов в различных разрезах. Например, валовая прибыль. Да, вы можете посчитать ее и с помощью гугл таблиц, но на это нужно будет потратить много времени.
4. Скорость работы Эксель начинает плохо работать на 100 тыс. строчках, Гугл таблица еще раньше. При активной работе, в таблице этого количества можно достичь достаточно быстро.
5. Навыки работы в эксель, далеко не все пользователи могут вносить и вести правильно экселевские таблицы. В тоже время, как 1С:УНФ интуитивно понятна и позволяет легко вводить и получать информацию из программы.
6. Более красивое и понятное представление данных в отчете. В 1С:УНФ можно легко подобрать отчет практически под любую задачу, а в Гугл таблице его нужно будет придумать самому.
7. Права доступа, дату запрета изменения данных, доступ по таблицам настроить в Гугл таблицах не очень просто.
⬇ ⬇ ⬇
На старте бизнеса нужно просто вести учет, для этого подойдет любой инструмент, но с ростом бизнеса надо обязательно начинать вести его правильно. И на стадии появления нескольких человек, вводящих данные в учет, нужно переходить на удобные современные решения, например 1С:УНФ.
Наша компания занимается автоматизацией с 2009 года.
Мы работаем на базе 1С, Битрикс24, amoCRM, Yclients, МойСклад, Power BI, Mobi-C, Агент+.
За годы работы мы автоматизировали более 430 компаний, в самых разных сферах бизнеса от производства тягачей для ядерных ракет, до производства молока и организации детских праздников.
Мы работаем на базе 1С, Битрикс24, amoCRM, Yclients, МойСклад, Power BI, Mobi-C, Агент+.
За годы работы мы автоматизировали более 430 компаний, в самых разных сферах бизнеса от производства тягачей для ядерных ракет, до производства молока и организации детских праздников.
Запишитесь на бесплатную консультацию
Наш эксперт перезвонит Вам в течение рабочего дня
и ответит на все Ваши вопросы
и ответит на все Ваши вопросы
Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.