Автоматизация учета 1С, методы учета затрат, учет производства мебели, спецификация материалов

Первое о чем хотелось бы поговорить то, что мебельное производство часто сталкивается с индивидуальными заказами, или как минимум под заказ. Обычно никто не хранит на складах десятки диванов либо шкафов. Хранение большого количества мебели на складах возможно пожалуй лишь у тех компаний, которые продают супер дешевую и массовую мебель. Но, в основном, все производится под заказ и соответственно нужен индивидуальный расчет. Как минимум, меняется количество материалов, которое тратится на заказ. Часто меняются цены от поставщиков, поэтому есть некие трудности с этим связанные.

Второй момент заключается в том, что практически вся мебель изначально чертится в каких-то графических программах, таких как Базис Мебельщик, ПРО100, AutoCAD или SolidWorks. Получается, сначала делается чертеж в программе визуализации, а потом он забирается в 1С с помощью загрузки через Excel.

Третья особенность, которую стоит отметить, что обычно в мебельном производстве присутствует сдельная зарплата. Например, за метр поклейки кромки, то есть за какие-то конкретные операции с расценками, либо может считаться процент от стоимости заказа. Возможны, конечно, еще какие-то схемы, но чаще всего индивидуальная оплата, зависящая от загрузки.

Следующий нюанс касается материалов, они также закупаются под заказ. Обычно никто не станет хранить какой-нибудь серо-буро-малиновой ЛДСП. А под конкретный заказ производится закупка у поставщика. Конечно, есть какой-то расходной материал, который учитывают и хранят на складе заранее, но часто требуется приобретать именно под заказ. Стоит также учесть, что по каждому заказу есть дополнительные расходы, которые безусловно влияют на конечную прибыль. Это может быть доставка, агентские вознаграждения, зарплата менеджеров, услуги грузчиков, может быть монтажников, и все эти расходы следует подвязывать к сделке, по которой произошла продажа, по которой ведете учет, для того, чтобы удобно считать прибыль, чтобы было понятно сколько зарабатывает компания.

Отметим последний момент, что большинство компании, которые работают на индивидуальных заказах, мечтают рано или поздно перейти к серийному производству. 1С:УНФ содержит в себе механизмы, которые позволяют сделать хотя бы какие-то движения в сторону именно серийного, более стандартизированного производства. Конечно, если вы делаете уникальную мебель из кожи крокодила и слезы дракона, то здесь не может быть речи о серийном производстве. В таком случае всегда все будет индивидуально. Но, если модифицируете какие-то варианты, например столешницу или рабочую поверхность шкафчиков, то здесь как раз программа 1С:УНФ может помочь.

Второй вариант - это производство через полуфабрикаты. В данном случае есть корпус и фасад, например, это два полуфабриката и фурнитура. Необходимо отдельно произвести корпус и фасады, либо еще вариант, приобрести фасады на каком-то стороннем производстве, и дальше собрать все в единую кухню или шкаф. У диванов также отдельно производят корпус и отдельно мягкую часть, которая шьется отдельно, и в свою очередь делится на чехол и начинку для этого матраса. И затем уже формируется диван. В итоге получается разделение по полуфабрикатам.

Другой вариант, когда делается кухня с разделением по структурным единицам. Например, каждый шкафчик или рабочая поверхность, это отдельный элемент, их выпуск происходит как бы отдельно. Это удобно, если вы используете наборные варианты. Предположим, шкаф и стенка состоят из определенной колонны, какой-то тумбочки под телевизор и еще другой колонны. Можно менять их ширину, и за счет этого получается индивидуальное производство.

И самый максимальный уровень детализации, когда производится продукция до каждого элемента. В том случае, если каждый фасад или корпус - это каждая единица. Например, на распиловочном центре сделали каждую этикетку и дальше их учитывайте. Этот вариант работает хорошо, когда на производстве есть сканеры штрих-кодов, когда процесс не делается вручную, потому как фиксировать каждый выпуск достаточно проблематично.

Спецификация может появиться в программе разными способами: первый вариант - она может быть создана вручную, то есть просто взять и набить ее руками. Может быть создана в виде параметрической спецификации, когда указываются некие параметры (длина, ширина, высота) и автоматически рассчитывается необходимое количество материалов (ЛДСП, кромки, всего остального) и формируется спецификация.

Второй вариант - это загрузка данных, предварительно начерченных в графической программе. Большинство из них выгружает данные в Эксель и их можно загружать в 1С.

Следующий вариант, когда есть супер удобная табличка в Excel, которой уже 20 лет, и в ней ведется учет с макросами и оттуда забирается уже готовая спецификация. Такое тоже достаточно часто встречается. Встречаются комбинированные схемы, когда не хотим клиенту сложно чертить мебель в Базис Мебельщике, любой другой программе, можно сделать с помощью параметрических спецификации какой-то прикидочный вариант, а когда клиент говорит да, что в целом, ему подходит кухня за 200 тысяч рублей, то тогда делаются расчеты и получается, что кухня под запросы данного клиента стоит 198 тысяч рублей. То есть спокойно можно комбинировать эти варианты. Однозначно, спецификация - это крайне важный момент на производстве.

Выбираем название колонок, которые интересуют. Например, количество и единица измерения. Есть возможность копировать по одной колонке, а можно все вместе, так, конечно, удобнее, чтобы процесс проходил быстрее. Простым движением Копировать / Вставить добавляем в 1С.

Нажав далее программа начинает поиск. Как программа ищет? В загрузке может быть артикул, код, штрих-код, наименование и программа пытается найти по каждому из вариантов.
Есть возможность выбрать, как программа будет искать. Установить выбор только по коду или только наименованию. Но обычно все ставят полную загрузку, чтобы найти хоть что-то.

Теперь необходимо заполнить операции. В Базисе также есть операции, которые можем использовать. Например, монтаж фурнитуры и многие другие операции, которые хотим добавить. К сожалению, здесь просто нажать на кнопку не получится. Типовыми средствами добавлять операции можно только руками, поэтому здесь нет такой кнопки. И нет даже кнопки скопировать все и вставить, например, забрав с другой спецификации. Повторюсь, в типовом варианте присутствует такой нюанс, который необходимо учитывать. С другой стороны, операций обычно не десятки. В нашем примере их 15, что позволяет достаточно легко их заполнить руками, потратив на это какое-то время. Для своих проектов мы обычно используем доработку, которая загружает данные сама в спецификацию. Теперь выбрав номенклатуру, у нас появится спецификация, содержащая и материалы и операции, что позволяет дальше ее комфортно использовать в производстве, и вращать стоимость.

Далее, сформировав спецификацию, теперь необходимо для клиента озвучить цену. Для этого нам стоит понять, за сколько мы можем продать кухню, чтобы при этом заработать. В данном случае следует обратиться к такому механизму, как калькуляция заказа.

Проведя документ и нажав на соответствующую кнопку, программа поможет подобрать, все что входит в данную калькуляцию и выяснить, сколько с нее заработаем. Здесь, во-первых, есть несколько вариантов расчета себестоимости. Вид цен, например, либо выбрать учетные - это некий аналог себестоимости, которую мы учитываем. Получается просто считаем себестоимость, но по факту, это может не быть себестоимостью, а отражать последний закуп плюс 20 процентов на всякий случай, либо еще какой-то вариант. Но для себя считаем, что это наша себестоимость. Практически во всех программах 1С, данный вид цены называется - Учетная. В калькуляции заказа можно детализировать до каждой позиции номенклатуры. В нашем примере, на все заданы цены, кроме одной позиции.

Давайте посмотрим, у комплекта направляющих нет цены. В таком случае можно задать цену. Простой вариант с одной позицией. Для этого откроем номенклатуру и установим цену, допустим 1000 рублей. На всякий случай поставили цену от 30 мая, чтобы на 1 июня несовпадения времени не выпали, потому как иногда это случается. При этом автоматически рассчитывается розничная цена.

Выбрав общий расход в нашем примере, смотрим на плановые показатели. Если продать кухню за 100 тысяч рублей, то наша прибыль составляет минус 2000 рублей.

Заказ покупателя создан, теперь можно переходить к производству. Для этого необходимо создать документ, который называется Заказ на производство. Он нужен для того, чтобы спланировать собственное производство и запустить его в работу. Следует создать заказ, указать дату начала и ожидаемого завершения, а также указать материалы, которые необходимы для данного заказа, указать операции, которые необходимы, отметив заранее исполнителя, если знаем, кто будет исполнять заказ. Документ в свою очередь создаст потребность в материалах. Как можно посмотреть, что есть в наличии из материалов на складе?

Можно нажать на глазик и программа покажет, какие материалы можно использовать, а каких нет на складе. В нашем примере, напомню, 60 позиций номенклатуры, и в документе отображается, что доступно, а что необходимо заказать.

Если бы в документе были еще полуфабрикаты, то цепочка была длиннее. У нас простой вариант, когда берутся все материалы, списываются и получается готовая продукция.

Давайте сделаем этот заказ и попробуем дальше все проработать. Выбрав поставщика, необходимо указать цены, по которым будем закупать. Если нажмем кнопку - Изменить, здесь будет возможность выбрать один из вариантов.

Предлагаю выбрать - Установить цены по виду, используя Учетную цену, и нажимаем Выполнить. Таким образом заполнятся все цены. Теперь можем провести этот документ и ожидать его, например, производство начинается 10 числа, тогда следует, чтобы 9 числа прибыла вся требуемая номенклатура. Не забываем провести данный документ.

Снова переходим в Заказ на производство и смотрим, что здесь получилось. Если нажмем на глазик, то расшифруются остатки, и видим, что по всем позициям стало все хорошо, кроме одной единственной - Комплект направляющих, на которую ставили цену. Получается эта позиция не обеспечена, высвечивается 0, зеленого цвета нет, значит все плохо.

Давайте исправим данную ситуацию. Для этого следует изменить в номенклатуре способ пополнения с Производство на Закупку. Также важно указывать поставщика, в случае, если один и тот же товар покупается у одного поставщика. Теперь эта позиция также попадет в Заказ поставщику, когда будем его формировать.

Дальше переходим к планированию, в документе остаются только те позиции, которые необходимо закупить. На самом деле это очень крутой инструмент! Он позволяет работать по минимальным / максимальным остаткам, есть возможность объединять заказы, либо выбирать период планирования, на который необходимо произвести или закупить. Еще раз повторюсь, инструмент классный, но в нашем простом варианте пока будет достаточно того, что подадим заказ в закупку. Выбрав, нажимаем кнопку Сформировать заказы. В нашем примере формируется - 3 шт., потому что указано несколько поставщиков.

Данный механизм удобен, когда хотим сделать по нескольким заказам. Единственное, переходя далее, необходимо добавить ту единственную позицию, которая не попала в заказ. И для надежности перезаполним, либо пометим на удаление и создим новый документ. Проверив увидим, что все 60 позиций на месте.

Проводим Заказ поставщику и видим дату плановой поставки - 9 июня. Далее можно создать на основании документ, который называется Приходная накладная и зафиксировать факт прихода заказанного товара. Заново проверяем наличие материалов.

Видим, что все зафиксировано и зарезервировано, и мы можем это легко использовать.

Если операция выполнена, обязательно следует указывать статус - Закрыт, чтобы начислялась зарплата сотрудникам. Тогда наш сотрудник получит согласно расценке - 350 рублей. Изначально операций было 15 операций, а когда делаем следующий Сдельный наряд, их осталось уже 14. Если вам необходимо, чтобы зарплата начислялась в разное время, то как раз в Сдельном наряде можно поменять все даты. К сожалению, именно так оно работает и приходится руками все менять. Одно радует, обычно операции немного, поэтому выходит не большая проблема.

Данными действиями мы отразили все выполненные работы. Далее отразим документом - Производство, непосредственно выпуск нашей продукции, то есть списываем материалы и фиксируем появление продукции.

Обращаю ваше внимание, что в данном документе присутствует столбик - Количество, которое можно менять, либо уменьшить, либо увеличить его. В нашем примере будем уменьшать, потому что произвели закупку ровно под заказ. Здесь отражается именно фактическое значение, что достаточно удобно. То есть для клиента, если даже мы показываем ему расчет, все остается, как как было в спецификации, а здесь отображаются именно практические значения. Проведя этот документ, фиксируется выпуск продукции. Но могут быть еще расходы, которые проходят по данному заказу, давайте их также добавим сюда.

Во-первых, мы заплатили дизайнеру агентства вознаграждение, для этого сделаем Расход из кассы. Скорее всего оплата производится наличкой, поэтому и фиксируем Прочий расход и отмечаем - агентское вознаграждение дизайнеру.

Документ - Прочий расход позволяет сделать следующее: отразить его сразу кассовым методом и методом начисления, то есть двумя способами. Это уже финансовый учет, в данной статье не будем в это углубляться, но тем не менее, если вы делаете прочим расходом, то это достаточно удобно. Обязательно указываем Заказ покупателя, и таким образом фиксируются расходы, которые относятся к данному заказу. Здесь же можно указать дизайнера, кому произвели выплату.

В продолжение можем отразить следующие документы, когда получили некие услуги. Предположим, у нас есть некий Перевозчик, который оказывает услуги по доставка на газели за 4000 рублей. Если мы в этом расходе укажем Заказ покупателя, то он соответственно привяжется к нашему заказу. Важный момент, в номенклатуре есть счет учета затрат, в нем настраивается, куда идут эти расходы. Важно здесь указать отдельное значение, чтобы в дальнейшем была возможность видеть детализацию в отчетах.

Проведя документ, фиксируем расход, скорее всего без НДС. В документе - Авансовый отчет отразится следующий расход, который мы понесли, а точнее заплатили грузчикам за то, что они помогли разгрузить наш товар. Допустим, некий сотрудник Роман оплатил услуги разгрузки машины, заплатил 2000 рублей из подотчетных денег, их также следует привязать к заказу.

Не забываем о своем любимом менеджере, который тоже должен получить зарплату. Предположим, он получает ее раз в месяц и для этого создаем документ - Начисление зарплаты. В примере использован прошлый заказ, но если нажать заполнить и рассчитать, то сумма останется та же, потому что у менеджера в расчетах указан процент продаж по ответственному, то есть он получает 10 процентов от продаж.

Таким образом начислили зарплату. И теперь можем посмотреть, какой финансовый результат получился по нашему заказу. Сделать это можно тремя способами. Первый - в калькуляции заказа теперь проставляются фактические значения, здесь же появились дополнительные расходы.

Здесь информацию видна не очень наглядно, лучше посмотреть сводно о заказе прямо в Заказе покупателя. Отсюда понятно, что отгрузили на 150 тысяч рублей, фактические расходы составили 68 тысяч рублей и дальше отражены расходы по доставке на газельке, а также есть плановые и фактические значения.

Кроме того данную информацию можем посмотреть в Отчете доходов и расходов по статьям. Его формируем в Компании - Отчеты и детализируем до заказов, делается это достаточно просто, следует удалить направления деятельности и добавить Заказ покупателя, Статью, Аналитику и смотреть, что получилось.

В отчете отражена информация по обоим заказам. Себестоимость показывает все, что касается производства - 68 тысяч рублей. Агентское вознаграждение дизайна - 12 тысяч рублей. Видим все расходы и получается видна прибыль по каждому заказу.

Придется таблицу отформатировать. Файл Excel должен быть красивый и правильный, для того, чтобы все работало. Естественно, при загрузке никакие группировки 1С не воспринимает. Если у вас шурупы, ЛДСП и доводчики сгруппированы в прайс-листе, то в типовом варианте грузится не будет. В таком случае мы обычно пишем отдельную загрузку под каждый прайс-лист для того, чтобы удобно отрабатывало, при этом пользователь просто выбирал файл и подгружал. Выбираем наименование, цену и нажимаем далее.

Таким образом загрузится номенклатура, в отличие от спецификации здесь она создается всегда, что тоже достаточно удобно. После заполнения документа также на всякий случай поставим дату - 31 мая. На основании каждого документа - Приходной накладной можно создавать документ Установки цен и в него переносить учетную цену, таким образом каждый раз будут актуальные цены из последнего закупа и из прайс-листов поставщиков.

Двигаемся дальше, что еще можно сделать на производстве. Например, Заказ покупателя с полуфабрикатами. Выберем Льва Николаевича Толстого и укажем какую-то дату отгрузки, из номенклатуры возьмем шкаф новый, и в нем сделаем спецификацию, которая будет содержать полуфабрикаты. Уточню, что на каждую номенклатуру может быть несколько спецификаций, вот одной из них и будет шкаф с полуфабрикатами. Все остальное будет одинаково в данных условиях, но здесь будет отображаться следующий момент. То есть, если это полуфабрикат, то мы указываем, что это фасад и корпус отдельной спецификацией. Например, отразим набор фурнитуры, все позиции, операции - сборка и установка, и напротив полуфабрикатов также будет спецификация, и это будет означать, что нам необходимо отдельно ее произвести.

Получается процесс производства будет выглядеть следующим образом: создаем на основании Заказа покупателя Заказ на производство и создаем на основании ниже новый Заказ на производство. Дальше все то же самое, только можем еще несколько Заказов на производство сделать. Например, фасады могут изготавливаться в подразделении цех фасадов, желательно разделять, так удобнее. Заказ на производство перезаполняется по спецификации, чтобы также было удобнее.

Следующий Заказ на производство, который создаем, делается уже на корпус, то есть это отдельная операция, которая происходит в цехе корпусов. Далее производство, сдельные наряды, все по той же схеме, только получается два уровня производства. Ко всем документам, которые созданы, можно обратиться через структуру подчиненности, для этого есть специальная кнопка.

Давайте разберем еще один вариант производства, сделав параметрическую спецификацию. Для нее можем выбрать некие параметры и посмотреть, что из них получилось. Указываем дату отгрузки, выбираем номенклатуру - Шкаф, и здесь может быть реализована параметрическая спецификация. Что она подразумевает? Есть несколько параметров, на базе которых мы рассчитываем, те материалы, которые будут использоваться. Выбираем материал корпуса, материал фасада, а также высоту, ширину, глубину и по этим параметрам происходит расчет.

Данный механизм очень удобен, потому что, например, в компании есть 10 тысяч цветов и за счет этого, можно лишь указав цвет, сразу сгенерировать спецификацию. Хороший вариант, особенно для производства диванов. В кухнях более сложный процесс, просто за счет того, что там параметров больше, но тем не менее тоже можно эффективно использовать. Далее весь процесс производства такой же, просто спецификации генерируются через параметры.

В нем отображаются заказы, которые необходимо выполнить, и здесь можно проставить галочку. Это может сделать, например, мастер на производстве, выбрав исполнителя, кто сделал, например, этап распила, и нажать выполнить этап.

Программа автоматически создает документы, списывает материалы, и фиксирует завершение этапа. Следующий сотрудник делает, например, кромку, и производим те же действия. Здесь правда будут списываться только материалы, например, операции не фиксируем, поэтому здесь только один документ. Следующий сотрудник делает присадку, и мы это тоже фиксируем. И у нас появляется документ производства и сдельный наряд.

В финальном завершении производства, никто на самом деле ничего не делает, мы не фиксируем операции, но программа фиксирует финальный выпуск документов. Таким образом тоже можно реализовать процесс производства, но у данного механизма есть несколько ограничений. Он не позволяет разделять количество, если решили производить 10 штук, то должны их все произвести. В целом, если у вас одна штука, то это нормально работает, если больше 1, то сразу могут возникнуть проблемы, поэтому именно с этим механизмом следует быть аккуратнее. И использовать его, когда производите по одной штуке, либо точно партиями.

Последнее о чем поговорим о расширении функционала, который используем в своих проектах.
Часто в своих проектах:
* используем свою загрузку из Базис Мебельщика (это просто удобно)
* делаем свой расчет стоимости по спецификации (она позволяет сразу заложить алгоритм, который клиент использует для расчета)
* делаем планирование производства более сложным (есть еще более улучшенный вариант представленного)
* зарплаты менеджеров по заказам (тоже достаточно удобный момент, чтобы механизм был более комфортным и не требовалось перебирать 10 заказов вручную)
* если компания делает детально для каждого элемента, то нужно сделать рабочее место для работника производства, который будет фиксировать выпуск продукции, и через него каждую деталь прогонять, иначе это просто фактически ад, а не работа.