Ошибки учета в 1С, контроль отрицательных остатков, учет финансовых операций

В данной статье мы расскажем, как исправить основные ошибки в учете компании. 1С:УНФ уже не молодая конфигурация, которая вышла в 2009 году, и с тех пор постоянно динамично развивающаяся. Многие компании ведут в ней учет уже более десяти лет, за это время у них накопились какие-то ошибки, проблемы, трудности, которые мешают дальше двигаться и видеть правильную картину учета. Что такое правильный учет компании?
Это когда понятно насколько мы продали, сколько заработали, сколько денег у нас лежит в кассе, сколько мы можем из них потратить, сколько составляет себестоимость продукции с точностью до копейки, чтобы можно было планировать свои издержки, выход на новые рынки и так далее. В том числе, сколько у компании есть товаров на складе и в каких видах, партиях, чтобы однозначно понимать ситуацию. В рулонах, если говорим про рулонный учет. А также смотрим, какие заказы открыты и что нужно делать сотрудникам в данный конкретный момент времени. Для этого формируем четкий список, что и в каком порядке компании необходимо произвести или отгрузить. Отслеживаем правильные показатели финансового Анализа бизнеса, это когда видно оборачиваемость, устойчивость, понятно, что не наступит кассовый разрыв, когда видно какими деньгами можно распоряжаться, где чистая прибыль собственника и так далее.
Правильный учет в 1С:УНФ - ООО Идея
Вот, что представляет собой правильный учет, и соответственно, все что ему мешает, относится к неправильному учету. Последний следует рассматривать, как проблему, которую необходимо решить.
Компания Идея - Признаки плохого учета в 1С Управление нашей фирмой

1
Самой распространенной проблемой являются отрицательные остатки, если сказать точнее - неправильные остатки. Например, фактически на складе может быть 5 штук, а в программе числится 2 800 штук. Получается, неправильные остатки - не отрицательные, но в тоже время правдивой информацией мы все равно не обладаем.
2
Неправильные долги с поставщиками, с клиентами. Бывают полностью неправильные долги, когда клиент должен 1 000 рублей, а программа пишет 200 000 рублей. Так, и то, что в программе есть наш долг, когда документы между собой не связаны, не закрыты, не видно за какую накладную клиент должен денег. Это - не закрытое сальдо по взаиморасчетам.
3
Незакрытые счета в оборотно-сальдовой ведомости, которая является главным стержнем управленческого учета в 1С:УНФ. В случае, когда счета не закрыты, которые должны быть закрыты, например, 90 счет - Продажи, не закрыт со всеми подсчетами, то это ошибка. Данная ситуация мешает правильно получить прибыль и все остальное.
4
Неправильные остатки по денежным средствам, вообще странная вещь. Вроде бы очевидный пункт, но мы часто встречаем в своей практике, что в программе просто не идет банк и касса. Это необходимо исправлять, что является большой проблемой.
5
Неправильная себестоимость, как раз вытекает из предыдущих пунктов. Сначала надо решить вопросы незакрытых счетов, отрицательных остатков, которые являются частью проблемы реальной себестоимости, без которой сложно что-то дальше понять и выстраивать в компании.
6
Незакрытые заказы, когда непонятно, что мы должны отгрузить, надо ли это еще отгружать, надо ли это производить.
Эти проблемы / признаки и будем разбирать, постараемся по каждому пункту подробно рассказать и показать, что и как можно сделать, чтобы решить эту проблему.
Отрицательные и неправильные остатки - компания Идея
Начнем с отрицательных / неправильных остатков. Первое, необходимо понять в каких разрезах ведется учет по номенклатуре. В программах это можно реализовать совершенно по-разному. Например, мы сталкивались с компанией, которая ведет по рулонный учет. Предположим, компания по производству платьев использует ткань, общепринятое название которой, в простонародье - кулирка. В таком случае цвета обычно ведутся в виде характеристик. Кулирка означает определенные характеристики синтетики. Цвет - это отдельная история, то есть это характеристика. Когда ведется учет по рулонам, присутствует такое понятие, как серия, и каждая серия это отдельный рулон. Технически он должен весить, например, 23 килограмма, но как взвесят на заводе поставщики не понятно, он может быть любого веса. И дополнительно можем вести учет по партиям. Например, оранжевая ткань у нас имеется в партиях от 1 и 10 сентября, которая может быть с небольшими отличиями по оттенку, который может стать проблемой на производстве, поэтому важно дополнительно такой учет по партиям. Это полный набор возможностей, которые есть в программе.
Компания Идея - Ведение по рулонного учета на производстве
Это самый сложный учет, потому что, чем больше в компании таких разрезов, тем сложнее добиться хорошего результата. В таком случае, если вам не нужны партии, то и не надо их использовать. Если не нужны серии, то лучше их также не применять. Посмотреть отрицательные остатки можно в отчете, который называется - Запасы.
Отрицательные остатки в отчете Запасы - компания Идея
Здесь необходимо понимать следующее, что в зависимости от уровня разрезов могут возникать различные проблемы на каждом из уровней. Давайте посмотрим отчет просто по номенклатуре, и настроим, чтобы он был более яркий и понятный. Выделим красным то, что у нас имеет отрицательное значение, для этого в условном оформлении выбираем цвет текста - красный и количество конечного остатка меньше 0, это и будет отрицательным.
Отрицательные значения остатков - ООО Идея
Проверяем, красным выделяется одна позиция, которая на уровне номенклатуры неправильная, но можем, на всякий случай, раскрыть далее. Типовой отчет выглядит следующим образом:
Типовые отчеты в 1С:УНФ - ООО Идея
В нашем случае в него необходимо добавить сразу характеристику и партию.
ООО Идея - Характеристики и партии в номенклатуре
Формируем отчет и смотрим, получается на уровне номенклатуры одна позиция была отрицательной, а на уровне характеристик появляется еще одна, выделенная красным и тоже со знаком минус.
ООО Идея - Характеристики с отрицательными значениями остатка
Если раскрыть еще дальше, то увидим проблемы и на уровне партии.
Компания Идея - Партии в номенклатуре
Вот, что называется полный набор всех проблем, которые здесь могут быть, поэтому дальше нужно исправлять. Следующий вопрос, который здесь возникает - это серии. Как их исправить? Если в отчете - Запасы их нет. Периодически дописываем такие отчеты, чтобы их было видно.
Можем смотреть по сериям движение отдельно. Для этого переходим в Склад - Аналитика - Отчеты. Здесь написать - Серии в поиске, что очень удобно и посмотреть либо остатки, либо движение серий. Предлагаю посмотреть на уровне остатков.
ООО Идея - Остатки серий номенклатуры по складам
Давайте также выделим красным, чтобы было легче разбираться и сформируем отчет.
ООО Идея - Настройка отчета - Остатки серий номенклатуры по складам
Видим, что красным у нас несколько позиций рулонов, то есть неправильных. По итону, полный классический букет всех проблем, которые могут быть в 1С:УНФ с точки зрения номенклатуры.
Компания Идея - Решение проблем с номенклатурой
Честно говоря, добиться отрицательных остатков еще нужно постараться в программе. Предварительно нужно зайти в Корректировку данных и отключить галочку - Контролировать остатки при проведении.
Контроль остатков при наведении - ООО Идея
Если вы сюда не дошли, то проблем с отрицательным остатками у вас быть не должно. Единственное, эта функция не так давно появилась, года два назад. В случае, если ведете учет давно, этой галочки у вас нет, а проблемы есть.
Когда с разрезом определились, переходим к определению даты, на которую будем выравнивать, все что есть. Нам необходима дата отсчета, с которой будем считать правильные остатки.

*** Можно исправить с самого начала учета, но если, к примеру, компания ведет учет 6 лет и у нее более 50 000 позиций номенклатуры, которые находятся в абсолютном хаосе, то объективно, делать это не имеет смысла, потому как займет очень много времени и польза от такого действия тоже сомнительная.

*** Однако, если проблемы были на складе, который начал работать месяца два назад, то можем попробовать исправить документы, чтобы все было ровно.

В случае, когда начало учета далеко, то можем посмотреть, когда делали последнюю инвентаризацию, которой можно доверять и тогда с нее начнем считать остатки. Если такого момента вообще нет, тогда делаем инвентаризацию. Это и будет точкой отсчета для наших дальнейших движений. То есть два варианта, либо исправляем, либо проводим инвентаризацию.

Как можно исправить?

Открываем отчет, в котором смотрим, что происходит на уровне партий. Здесь есть проблемы. Смотрим на кулирку зеленого цвета, у которой партия выбрана неправильно.
Проблемы с выбором партии - ООО Идея
То есть, можно взять и выбрать партию, и она у нас будет например Приход один.
Компания Идея - Учет прихода партий
ООО Идея - Приходы партий
Получается уже ошибки нет. Вот каким-то таким способом можно все исправить. В случае, когда документов много, можно списать и сделать инвентаризацию (Склад - Инвентаризация). Можно создать ее и заполнить по части номенклатуры. В нашем отчете нас интересует только ткань.
ООО Идея - Выбор категории номенклатуры
Хотя прежде, чем перейти дальше, отметим еще один момент - Время. Инвентаризация всегда делается на время. Это удобно, например, отгрузка происходит в 23 часа, а до отгрузки в 22 часа мы посчитали, тогда все что в 22 часа, не попадет. Это очень логичная логика и в других программах она работает. Например, у компании есть клей, специально подготовили пример с безумным количеством, на время 22:00.
Результаты инвентаризации - компания Идея
А клей оприходован (Закупки - Приходные накладные) в 23:20 этого же дня. К сожалению, инвентаризация в программе работает на конец дня и это важный нюанс. Можно отметить это, как мелкие грабли в типовой конфигурации, а можно переписать, чтобы она была под время, поэтому когда будете делать инвентаризацию, помните, что она делается на конец дня и вам придется между днями разделять документы, чтобы они вошли в инвентаризацию или не вошли. Это важный нюанс!
Допустим нас интересует только ткань, ее необходимо отобрать в категориях, хотя чего у нас тут только нет. Для этого выставляем отбор, который позволяет сделать это. Заполняется инвентаризация, в которой что-то с минусом, что-то с плюсом, и дальше с этим можем как-то работать.
Компания Идея - Проведение инвентаризации в 1С:УНФ
С помощью инвентаризации можно обнулить все, что здесь есть, как количество, так и суммы по умолчанию.
Обнулить количества и суммы - компания Идея
Обратите внимание, заполняется ровно количество учета, но можно полностью все списать и с нуля оприходовать. Например, у нас есть точные данные бухгалтерии, которые хотим занести сюда, тогда заполняем настройку и обновляем количество и суммы, и тогда списывается все, что здесь есть.
Списания в 1С:УНФ - компания Идея
Точнее фиксируется тот факт, что всего, как бы нет. И дальше заполняем все партии, все серии.
К сожалению, здесь кроме, как руками, это не осуществить.
Компания Идея - Подбор серий номенклатуры
Руками указываем все количество, чтобы оно правильно списалось. Аналогично делаем с остальными позициями. Дальше мы должны вести документы списание и оприходование, и тогда сможем полностью в ноль свернуть все, что есть на нашем складе. После этого можем оприходовать с нуля данные инвентаризации, либо по результатам загрузки, например, из 1С:Бухгалтерии, где у нас все есть.

Этот механизм - это крайняя мера для того, чтобы выровнять остатки. Иногда можно все списать. Почему мы сами этот механизм применяем? Например, в наличии есть еще ткань - лен, в списке его нет, а в инвентаризации есть. Получается нам надо ее добавлять. Если мы будем инвентаризацию заново обнулять, то она будет стирать этот лен и не будет его видно, поэтому иногда лучше все полностью обнулить и заново оприходовать товар, если в учете совсем все плохо.

Важный момент, что сама инвентаризация не делает никаких движений по документам. Она не списывает товар, ничего с ним вообще не делает. На самом деле списание делают документы, например, оприходование и списание, которые созданы на основании инвентаризации. Давайте проведем.
ООО Идея - Списание запасов в 1С
Вот наш документ, который списывает всю номенклатуру и делает движение, то есть именно списание, как раз делает движение, поэтому одна из ошибок, которая часто встречается, что сделали инвентаризацию, но расхождения оказались ужасными и решили, что пока не будем делать списание и оприходование, пока не разберемся. Как только разберемся, сразу будем делать, что на мой взгляд является большой глупостью, потому что необходимо сразу делать инвентаризацию и сразу ее обрабатывать. Списание приходов не делать, иначе остатки и дальше будут кривые.

Инвентаризация - это именно та вещь, которая выравнивает остатки.

Можно сделать списание-оприходование, а потом задним числом обрабатывать эту инвентаризацию, то есть задним числом находить и исправлять ошибки, проблемы и после этого перезаполнять учетное количество и сумму в инвентаризации.
Перезаполнить учетные количества и суммы - компания Идея
Сначала помечаем, потом перезаполняем инвентаризацию, а еще точнее перезаполняем счетное количество и сумму. Нажимаем, чтобы количество не изменилось, то есть второй раз когда мы заполняем, нажимаем эту кнопку - Заполнить по остаткам на складе.
Заполнить по остаткам на складе - ООО Идея
Если выбрать - Перезаполнить учетные количества и суммы, то придется заново все цифры вносить в инвентаризацию, и будут проблемы. После этого заново создаем, на основании документов списание и оприходование.
ООО Идея - Оприходование запасов в 1С:УНФ
Важно помнить про период этих документов, если будете перезаполнять проведенными документами, то 1С:УНФ все данные берет на конец дня и документы попадут в нашу инвентаризацию. Например, посмотрим на следующий документ, специально сделали его в 23:01.
ООО Идея - Недостатки и потери от порчи ценностей
Важно помнить про период этих документов, если будете перезаполнять проведенными документами, то 1С:УНФ все данные берет на конец дня и документы попадут в нашу инвентаризацию. Например, посмотрим на следующий документ, специально сделали его в 23:01.
Позже данные попадут, если будем перезаполнять инвентаризацию, что тоже немного неудобно.
Принцип такой:
1 - сделали инвентаризацию,
2 - сразу внесли списание и оприходование,
3 - после этого можно задним числом править документы,
4 - но потом обязательно перезаполнить списание и оприходование,
5 - перезаполнять инвентаризацию.


Этот процесс поиска виновных или поиска ошибок в прошлом, не будет мешать остаткам, которые всегда будут корректными. Таким образом происходит выравнивание остатков. С помощью документов инвентаризации и списания запасов по оприходованию можно решить вопрос во всех четырех разрезах учета: в сериях, партиях, характеристиках, номенклатуре. Это очень удобно, что можно не растягивать между собой. Что следует делать дальше после выравнивания? Как будем править документы?

Например, один ответственный человек правит документы задним числом, делает это каждый день, перезаполняет инвентаризацию, помещает на удаление документы списаний и оприходований, и заново заполняет. Таким образом всегда корректные остатки с этого момента.

Далее необходимо проработать момент, когда будем делать инвентаризацию. Это, как влажная уборка, если делать раз в год, толку от нее никакого не будет, поэтому нужно делать с какой-то периодичностью. Некоторые компании умудряются делать ее каждый день, некоторые раз в неделю, некоторые раз в месяц. В общем, чем чаще, тем точнее у вас будут остатки.

Принцип такой:
стоит делать инвентаризацию, когда на складе минимальные остатки товаров
. Например, почти весь склад отгрузили, но чуть-чуть осталось. В этот момент можно пойти посчитать и убедиться, что на складе все правильно. Момент, когда склад почти пустой - это лучший момент для инвентаризации. Повторюсь, проводить ее можно хоть каждый день.

Неправильные остатки по денежным средствам - ООО Идея
Следующий пункт - это неправильные остатки, которые можно посмотреть в отчете, в группе Деньги.
Ведомость движения денежных средств - компания Идея
Здесь можем убедиться, как отображаются остатки по деньгам. Видим классический вариант учета денег. В банке не правильная сумма, с отрицательными значениями. А в кассе сумма такая, которая точно у нас не лежит. Думаю, мало кто держит 40 миллионов рублей у себя в сейфе или в пакетике под столом.
Компания Идея - Банковский счет и касса в 1С
Следует выровнять эти остатки. По банку выровнять цифры можно всегда, потому что у нас есть остатки по банку за каждый день. Но, если ошибки возникли лет 5 назад, то нет смысла править документы за последние 5 лет, поэтому нужно определиться с датой, с которой нас интересует учет. Пойти поправить и посмотреть, что будет.

Первое, выбираем дату, например, 1 сентября и смотрим, что у нас на нее отрицательные остатки. Значит нужно сделать поступление на счет и создать документ, который сделает правильные остатки, в нашем случае это 504 660 рублей. Стоит сделать переход, чтобы цифры получились. Делаем за день до того, на какую дату должны быть правильные остатки. Здесь важно выбрать корреспонденцию счета, необходимо закрывать через прочие доходы, либо еще можно через уставной капитал, либо выбрать прочие доходы и расходы, а потом закрыть на нераспределенную прибыль. Скорее, это самый корректный способ.
ООО Идея - Прочие доходы и расходы
Получилось, что на счету 12 000 рублей, выходит все равно какая-то неправильная цифра. Смотрим документы, они прямо здесь отображаются, в чем с ними проблема. Здесь, например, у кого-то пальчик соскочил и должно было быть 2 782 рубля.
ООО Идея - Прочие расходы в 1С:УНФ
Проводим, теперь у нас правильные остатки и все корректно. Дальше необходимо регулярно подгружать данные по банку каждый день. Правильная работа бухгалтера или человека, который за это отвечает, заключается в том, чтобы остатки с банковской выписки совпадали с тем, что есть в программе. Часто встречающаяся ошибка, что не идут переводы в пути.
Компания Идея - Операции по платежным картам
Есть документ - Операции по платежным картам, которые вносят сотрудники при оплате. Если делать не с этим документом, а просто поступлением на счет, то могут получаться некорректные остатки переводов в пути или поступления в кассы. Если так делать, то документы будут задваиваться, потому что Операция по платежным картам делает движение в отдельный счет и потом с него банковская выписка забирает, получается некорректное движение. В нашем примере этого нет, но надо иметь ввиду, если такая проблема присутствует. Следует правильно делать документы, применяя Операции платежными картами.
ООО Идея - Расход из кассы в 1С:УНФ
Как обнулить кассу? Поступаем следующим образом, делаем расход из кассы и обнуление цифр, которые здесь есть. Создаем документ, также через Прочие расходы, потом это можно списать на нераспределенную прибыль, списываем сумму и у нас появляются цифры, которые похожи на правду, отражающие реальные остатки.
ООО Идея - Списание на неразделенную прибыль
Основная касса в 1С:УНФ - компания Идея
Также необходимо определить момент, с которого будем вести учет и определиться, кто будет отвечать за сверку денег на счетах и в кассе. Деньги любят счет, и очень странно, если в программе они считаются неправильно.
Неправильные остатки по взаиморасчетам - ООО Идея
Что подразумевается под понятием неправильные остатки по взаиморасчетам? Обычно, в компаниях ведется учет долгов, но бывают, конечно, случаи, когда вообще все считается неправильно.
Взаиморасчеты в 1С - компания Идея
Неправильные остатки по взаиморасчетам - компания Идея
В большинстве случаев все-таки идет сумма Итого, которая показывает, сколько реально денег в компании, сколько должен тот или иной клиент. Но часто этого недостаточно, потому что могут вестись разные детализации по договорам, по документам. Первое, что нужно сделать, это определить детализацию, в рамках которой мы хотим вести учет в программе. Правильная детализация с точки зрения 1С:УНФ - это контрагенты, договора, документы движения, а точнее документы расчета. Например, накладные, по которым происходит оплата. Если так вести учет, то будет видно просроченный или не просроченный долг, и момент, когда клиент должен заплатить. Будет полностью видна вся правильная аналитика. Давайте посмотрим на следующую историю. Есть отчет, в нем могут быть неправильные цифры, потому что не указаны договора или указаны неправильные документы.
Настройка отчета взаиморасчеты - компания Идея
Наличие договоров в документах - компания Идея
Это видно, потому что у нас есть по одной и той же строчке - Долг контрагента и наш Долг. Это неправильные цифры, которые мешают нашему учету. Таким образом, нам нужно это все проработать и сделать так, чтобы цифры отображались правильно. Сейчас по ходу еще одну вещь исправим.
Функции для технического специалиста в 1С - ООО Идея
Корректировка регистров в 1С - компания Идея
Удаление корректировок регистров - ООО Идея
Предположим, есть раскрытое сальдо по компании и это мешает нашему нормальному учету, когда не видим за какой документ, какой клиент нам должен. Чему это конкретно мешает? В таком случае, в отчете Анализ бизнеса будет показываться картинка, когда будут большие задолженности покупателей, и в то же время большие полученные авансы.
ООО Идея - Анализ бизнеса в 1С:УНФ
Получается, что есть суммы и там, и там, но по факту такой ситуации нет. На самом деле сумма долга может составлять 3 миллиона, а по этому отчету выходит полностью кривая картинка.
Компания Идея - Задолженность покупателей в Балансе
Для того, чтобы все было правильно, необходимо, чтобы были закрыты между собой поступлений в кассу, например, в расходных накладных. Открываем - Поступление в кассу и делаем правильно.
Компания Идея - Поступление в кассу в 1С
ООО Идея - Форма подбора долгов покупателей
Для того, чтобы все было правильно, необходимо, чтобы были закрыты между собой поступлений в кассу, например, в расходных накладных. Открываем - Поступление в кассу и делаем правильно.
Видим, что неправильно висит, для этого необходимо подобрать документы за которые мы должны денег. В нашем случае это расходная накладная и осталась небольшая сумма. Таким образом, если провести все правильно, то получается следующая картина: полностью закрылись накладные, по которым висел долг, и уменьшилась сумма, по которой этот долг висит, учет стал более правильным. Если исправить все эти цифры заранее, то все будет правильно отображаться.

Важно определится с разрезами, будем ли мы правильно вести учет или сойдемся на том, что достаточно только контрагентов и долгов по ним, но тогда мы не увидим правильный остальной учет в других отчетах, в Анализе бизнеса или дебиторке.

Второе, необходимо знать с какого момента считаем правильные остатки, как нам это все правильно считать. Третье, следует выровнять остатки. Если в учете все ужасно, то можно воспользоваться таким вариантом, как обнуление расчетов. Данная обработка доступна для скачивания ниже.

Обработка - обнуление расчетов
ООО Идея - Обнуление расчетов в 1С
Только с ней нужно обращаться очень аккуратно, можно сильно накосячить. На какую-то дату, например, на 1 сентября, можем обнулить все взаиморасчеты по покупателям или все взаиморасчеты по поставщикам, нажав соответствующую кнопку. Обнуляются все остатки по всем клиентам, кроме Прочих контрагентов, потому что они считаются отдельно. Получается, технически можно все обнулить, а потом заново оприходовать и начать вести правильный учет по взаиморасчетам. Когда совсем все плохо - это нормальный вариант. Можно еще выстраивать корректировкой долга, где придется все исправлять и перекидывать с одного документа на другой, но это кропотливая и сложная работа. Как вариант, можно сделать учет, просто через обнуление. Так можно решить вопрос с дебиторской / кредиторской задолженностью, либо документы открывать, либо исправлять. В правильном варианте должна быть сумма - Итого, долг контрагента, либо наш долг.
Компания Идея - Долги контрагентов в 1С Управление нашей фирмой
Это то, что касается взаиморасчетов. То есть, либо выравнивать остатки, либо исправлять. Также необходимо проводить сверки, чтобы были правильные цифры. Также периодически анализировать и контролировать взаиморасчеты.

В своей практике, когда начинаем внедрение, просто открываем отчеты и смотрим, совпадают ли цифры вообще с реальностью. Например, компания продает в месяц на 100 000, а долгов у нее на 100 миллионов, то скорее всего долги неправильные. Это можно сделать даже со стороны, но если человек погружен в деятельность компании, он может сам разобраться в этом процессе работы.
ООО Идея - Незакрытые заказы в 1С:УНФ
Следующий пункт, который необходимо отработать - это незакрытые заказы. Как работают незакрытые заказы и в чем здесь проблемы?

Давайте откроем отчеты по продажам, в которых есть отчет - Выполнение заказов, который позволяет увидеть, что у нас отгружается. В нашем случае видим заказы, которые висят с 2020 года, что означает, что какой-то товар не был отгружен, какие-то позиции из прошлых периодов. Ясно, что заказ 2020 года уже точно отгружать не будем, а понять, какой объем, необходимо отгрузить сейчас, из этого отчета не можем.
Компания Идея - Отчет - Выполнение заказов
ООО Идея - Заказы на производство в 1С:УНФ
Аналогичная ситуация с отчетом, который называется Заказы на производство. Из-за того, что заказы не закрыты или не завершены, абсолютно непонятно, что нужно производить, а что нет.

Для исправлений подобных ситуаций, необходимо выполнить классические шаги. Первое, надо определить, какие заказы будем закрывать, и как будем работать: по заказам на производство, заказам покупателей, заказам на склад, заказам поставщику, следует выбрать то, что используем. Второе, нужно определить момент, с которого будем контролировать заказы.

Давайте разберем, что такое закрывать заказы, чтобы было понятнее. В заказах на производство есть статус. Если поставить его - Завершен, то программа спросит - Успешно или нет.
ООО Идея - Состояние заказов на производство
Если поставить статус - Отменен, то данный заказ уйдет с отчета, мы не будем больше его видеть, как потребность произвести. Таким образом можно все заказы отработать. Следующий момент, в 1С:Управление нашей фирмой есть ассистент по имени "Даша", которая может сама закрывать Заказы, при определенных условиях. Например, она может фиксировать, когда отгрузка прошла полностью, она может в B2B заказах поставить состояние - Завершен. В случае, где отгрузка прошла частично, она тоже проставит эти механизмы сама.
ООО Идея - Изменение состояния заказа при отгрузке
Для этого необходимо настроить "Дашу" так, чтобы она закрывала заказы по каким-либо признакам. Дальше, необходимо будет закрыть старый Заказ. К сожалению, в 1С:УНФ нет механизма, который бы делал это удобно, поэтому применяется следующая схема. Давайте откроем функции для технических специалистов, для этого заходим в Настройки параметров - Режим технического специалиста.
Настройка параметров в 1С - компания Идея
Настройка функций для технического специалиста - ООО Идея
Групповое изменение реквизитов - ООО Идея
Выбираем - Групповое изменение реквизитов, с помощью которого можно закрыть заказ. Такой функционал есть в 1С:Управление торговлей, но в 1С:УНФ пока его нет, хотя в принципе, так тоже можно решить вопрос. Первое, что нужно определить, какой вид имеет заказ, который необходимо закрыть. Например, нас интересует вид - Заказ покупателя. Второе, это состояние, которое не равно Завершен.
Виды заказов покупателей - компания Идея
Добавление условий в документ 1С - компания Идея
Условия отбора в 1С:УНФ - ООО Идея
Если статус - Не завершен, имеет заказ с датой ранее 1 января 2022 года, то очевидно, что его уже производить не будем. Предположим, таких заказов у нас 14, нажимаем OK. Теперь нас интересуют следующие пункты, которые необходимо заполнить. Первое, для состояния ставим - Завершен.
Изменение состояния в групповых реквизитах - компания Идея
Состояния Заказов покупателей в 1С - ООО Идея
Небольшой нюанс, нельзя нажать Enter, нужно нажать Выбрать, иначе программам не выберет. Второй момент, необходимо выбрать вариант завершения - Отменен.
Варианты завершения заказов в 1С - ООО Идея
Причина отмены заказа - компания Идея
Третье, выбираем причину отмены, есть вероятность, что в ваших настройках эта возможность выключена. Мы предварительно завели причину, что истек срок. При помощи изменения реквизитов, которые завершают действия, потом будут завершены все заказы, которые не завершены сейчас.
Таким образом, в базе серьезно почистится список номенклатуры, которую необходимо произвести.
Чистка списка номенклатуры - компания Идея
Отсюда пропало большое количество заказов, и видим, что они все либо позже, либо других видов. С заказами, вкратце говоря, можно поступить так. Аналогичная история с заказами на производство, завершаем их и остается только то, что необходимо произвести. Сразу скажу, что если из 100 штук произведено 99, и лишние не будем больше производить, для этого откроем старый заказ, и в нем укажем, что закрываем одну штуку. Другого механизма закрытия заказов здесь нет, что может быть не очень удобно, хотя и не очень критично.

Дальше, с точки зрения закрытия заказов необходимо настроить "Дашу", чтобы она по правилам закрывала то, что очевидно должно быть закрыто. Также необходимо контролировать, чтобы можно было в любой момент открыть отчеты и посмотреть, сколько мы должны произвести или сколько мы должны отгрузить именно в этот период.

Компания Идея - Незакрытые счета в оборотно-сальдовой ведомости
Не закрытые счета в оборотно-сальдовой ведомости. Первое, необходимо понять, какие счета требуют закрытия и какая детализация в целом нам нужна. Идем в ОСВ и начинаем с ней работать, для того чтобы понимать, что здесь и в каком виде отражено. Видим, что выровнялись остатки с кассой и банком.
Оборотно-сальдовая ведомость в 1С:УНФ - компания Идея
Это здорово, что здесь уже более-менее правильно. Второе, проверяем, чтобы не было нулевого счета. Когда он есть, это плохо, поэтому необходимо его убрать. Для начала надо понять, какие остатки должны быть, а какие нет. Все, что относится к активам и пассивам, должно отражаться, как остатки. Что имею в виду: имущество, амортизация, сырье и материалы, товары и продукция, взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и сотрудниками. Все это, по идее, должно быть на остатках. А вот на 90-ом счете остатков точно быть не должно, каждый месяц должен закрыться в ноль. С 91-ым счетом такая же история, каждый месяц должен закрыться в ноль. Прибыли и убытки должны копиться весь год и по итогам года должны закрыться, но это делается только ручной обработкой. Сейчас покажу, как это сделать. Таким образом мы поняли, что должно быть, а чего нет.
Счета учета в ОСВ - компания Идея
Далее можем проанализировать данные из ОСВ. Первое, не должен быть открыт служебный счет. Закрыть его можно с помощью Операций (Компания - Финансовые операции). Часть счетов можно закрывать Операциями, а часть нельзя. Нулевой счет точно можно, а незавершенное производство не стоит, потому что не только в ОСВ происходят по нему движения. Тонкая грань получается, но тем не менее надо как-то с ней взаимодействовать. Есть остаток по счету 00, хотим его закрыть на нераспределенную прибыль.
Нераспределенная прибыль в 1С - ООО Идея
Давайте закроем 2 222 рубля и проведем, можно еще дату правильную поставить, которая нас интересует. Благодаря этому закроется нулевой счет и картина становится более корректной. Двигаемся дальше, наша задача закрыть счета, которые необходимо закрыть. В ОСВ видны остатки материалов, при помощи которых можно разобрать яркий пример. Даже не разбираясь в компании, если товаров на складе на 116 миллионов, а продажи составили 87 000 за месяц, даже допустим за прошлые периоды 9 миллионов, то в любом случае остатков получается на 10 лет. Можно предположить, что-то не так с себестоимостью материалов. Очевидно, что на 10 лет никто товары на складах не хранит. В таком случае следует проанализировать все, что есть в ОСВ и закрыть то, что считаем неправильными. Закрыть лучше на дату, с которой мы начинаем учет. Перед тем, как закрывать всегда важно сделать закрытие месяца (Компания - Финансовые операции).
ООО Идея - Закрытие месяцев в 1С:УНФ
Запускаем процесс, который закрывает какие-то имеющиеся позиции. После этого перезаполняем и анализируем отображенную информацию. Получается, что закрылся 90 счет за этот месяц, это видно по оборотам, и получается проблема была в прошлом периоде. Соответственно, надо исправить информацию за прошлый период. В данном случае, можем либо закрыть все месяца за предыдущие года, но иногда это невозможно, потому что займет очень много времени, либо сделать корректировки. Можно взять и сделать операцию вручную, просто закрыть альтернативные суммы. Например, можно закрыть все через 84 счет нераспределенной прибыли, через нее можно все выравнивать. Давайте возьмем услуги от подрядчиков и закроем их на нераспределенную прибыль. Если сумма висит по дебету, нам необходимо сделать сумму по кредиту, она составила 6 000 рублей, выравниваем датой от 31 августа.
ООО Идея - Закрытие на нераспределенную прибыль в 1С
Остаток на нераспределенную прибыль - компания Идея
Запускаем процесс, который закрывает какие-то имеющиеся позиции. После этого перезаполняем и анализируем отображенную информацию. Получается, что закрылся 90 счет за этот месяц, это видно по оборотам, и получается проблема была в прошлом периоде. Соответственно, надо исправить информацию за прошлый период. В данном случае, можем либо закрыть все месяца за предыдущие года, но иногда это невозможно, потому что займет очень много времени, либо сделать корректировки. Можно взять и сделать операцию вручную, просто закрыть альтернативные суммы. Например, можно закрыть все через 84 счет нераспределенной прибыли, через нее можно все выравнивать. Давайте возьмем услуги от подрядчиков и закроем их на нераспределенную прибыль. Если сумма висит по дебету, нам необходимо сделать сумму по кредиту, она составила 6 000 рублей, выравниваем датой от 31 августа.
Получилось, что сумма на 1 сентября выровнена и присутствует остаток на нераспределенную прибыль. Таким образом можем закрыть все счета, которые относятся к 90 и 91-ому счетам и добиться правильных остатков на этот период. Очевидно, закрывая глаза на все, что было до 1 сентября, зато с этого момента будут правильные цифры. Аналогично, по итогам года надо закрывать 99-ый счет, 84-ый счет на нераспределенную прибыль, чтобы данные совпадали с правилами бух. учета. И в целом, в этом есть логика, чтобы отсечь результат прошлого периода.

По итогу, со счетами происходит ровно такая же история, как и со всеми остальными пунктами. Определяем дату, с которой проводим закрытие месяца. Делаем корректировку операциями. Еще важный момент, который влияет на многие показатели, это механизм закрытия счетов, то есть необходимо понять, через что они закрываются. В большинстве случаев используется вариант - по Выручке от продаж на финансовый результат.

Выручка от продаж на финансовый результат - компания Идея
Закрытия будут закрываться и распределяться. В случае, если стоит не распределять или прямое распределение, то без прямого указания они будут висеть всегда и не будут закрываться, являясь возможной проблемой при закрытии. Аналогичная история существует в 20-ом счете, если указано не распределять, то все хорошо.
Компания Идея - Незавершенное производство в 1С Управление нашей фирмой
Если стоит распределение, в таком случае нас могут ждать сюрпризы. Например, красное платье состоит из фиолетовой, зеленой и красной синтетики, то есть из других тканей, поэтому эта настройка важна для указания и определения, куда распределяются счета. Также необходимо сделать так, чтобы периодически контролировать этот процесс и проводить закрытие месяцев. Тем более, программа всегда говорит о том, что есть ошибки, которые плавно перетекают в вопрос про себестоимость.
Неправильная себестоимость в 1С - ООО Идея
Если стоит распределение, в таком случае нас могут ждать сюрпризы. Например, красное платье состоит из фиолетовой, зеленой и красной синтетики, то есть из других тканей, поэтому эта настройка важна для указания и определения, куда распределяются счета. Также необходимо сделать так, чтобы периодически контролировать этот процесс и проводить закрытие месяцев. Тем более, программа всегда говорит о том, что есть ошибки, которые плавно перетекают в вопрос про себестоимость.
Программа говорит, что есть отрицательные остатки и их необходимо исправить. Себестоимость вообще нормально не считается, если есть отрицательные остатки. Вариантом решения данной задачи может быть следующее: возьмем такой товар и оприходуем его на конец месяца, а первым числом списываем. Так делаем каждый месяц, чтобы выравнились остатки и взаиморасчеты. Подобным образом закрывали несколько лет в некоторых компаниях, которые но не смогли или не захотели разбираться с остатками за прошлый период, но хотели видеть себестоимость и выручку за прошлые периоды. Это было не очень логично с нашей стороны, но мы это сделали.

Как решение борьбы с отрицательными остатками для решения вопроса по себестоимости. Возможен такой вариант, что приходуем товар на конец месяца, чтобы у нас не было, и первого числа списываем, чтобы остатки были правильные. По итогу работы с неправильной себестоимостью, получается надо определить, что именно не так с себестоимостью, на каком этапе были сбои, либо это себестоимость выпуска, либо себестоимость товаров, еще бывает себестоимость продаж. В любом случае необходимо выстроить, чтобы были правильные остатки, то есть не было отрицательных. Также правильные остатки по сумме материалов и всего, что мы продаем. Дальше от этого уже двигаться или просто делать закрытие месяца.

Здесь более долго надо объяснять, про неправильную себестоимость, про что можно написать отдельную статью, чтобы лучше и понятнее про это рассказать. Если вкратце, то определяем дату, с которой хотим вести учет и с этого момента начинаем закрывать месяца, контролировать отрицательные остатки и следить за тем, что и как распределяется в производстве и доп. расходах.

Поговорим еще немного про общий подход к исправлению.

ООО Идея - Общий подход к исправлению в 1С
Для исправления ошибок, которые могут возникнуть в 1С:УНФ или в любой другой конфигурации 1С, надо найти точку отсчета, точку опоры, с какого момента начинаем вести правильный учет и разбираться. Этим моментом может быть либо начало учета, либо дата инвентаризации, либо дата, когда мы точно понимаем, что все правильно.

Второе, нужно принять решение либо по исправлению этой базы, либо вообще переехать в новую базу. Бывает, что ситуация совсем плохая, и может быть для решения конкретной проблемы либо с себестоимостью, либо с остатками, либо еще с чем-то, проще сделать новую базу и уже в ней сделать все красиво и правильно.

Третье, нужно определиться с методом, как будем все исправлять и анализировать, либо делать руками, в случае, когда документов немного, либо обработкой. Вы можете скачать ее на Инфостарте. С ее помощью можно обнулить практически любой регистр и потом заново оприходовать, и начать в нем вести правильный учет. Например, это могут быть товары, запасы и затраты, если относится к производству, в общем любой регистр. Или любые другие обработки, которые написаны под вас, чтобы вы не перебирали руками 5 000 документов, а сделали более простым способом. Если документов 20, 30, 100, то может быть проще сделать руками.

Четвертое, надо определить методы работы, как исправлять документы или лазить в прошлые периоды до даты начала отсчета, если определили, что с 1 сентября будем вести правильный учет. Как будем исправлять документы в августе? Кто будет это делать? Кто будет контролировать, чтобы остатки не поехали? Должен быть один человек, который будет поправлять остатки с первого числа, чтобы дальше все было правильно.

Пятое, чтобы снова не возникало таких же проблем, которые мы только что исправили, в результате наших действий. Следует организовать периодический контроль, чтобы присутствовали ответственные лица за инвентаризацию, за взаиморасчеты, за деньги, за это все должен кто-то отвечать, чтобы могли с него спросить. Например, раз в неделю делать инвентаризацию, раз в год делать акт сверки, или анализировать отчет по заказам тоже раз в неделю. Если имеется куча отрицательных остатков, а человек за это отвечает, то есть с кого спросить.

Это общий подход к любому исправлению и в принципе, опираясь на него можно уже решить каждую из этих задач.
Девиз нашей компании: Делаем нашу страну лучше, совершенствуя бизнес наших клиентов.

Мы верим, что правильно настроенные показатели позволят вывести ваш бизнес на новый уровень! Оставляйте заявку на бесплатную консультацию ниже.

Мы автоматизируем компании с помощью 1С, Битрикс24, amoCRM,
DataMobile, Yclients, МойСклад, Power BI.

За годы работы мы автоматизировали более 375 компаний, в самых разных сферах бизнеса от производства тягачей для ядерных ракет, до производства молока и организации детских праздников.
05 октября / 2022

Запишитесь на бесплатную консультацию

Наш эксперт перезвонит Вам в течение рабочего дня
и ответит на все Ваши вопросы
Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.