Ошибки учета в 1С, контроль отрицательных остатков, учет финансовых операций

Вот, что представляет собой правильный учет, и соответственно, все что ему мешает, относится к неправильному учету. Последний следует рассматривать, как проблему, которую необходимо решить.

Эти проблемы / признаки и будем разбирать, постараемся по каждому пункту подробно рассказать и показать, что и как можно сделать, чтобы решить эту проблему.

Начнем с отрицательных / неправильных остатков. Первое, необходимо понять в каких разрезах ведется учет по номенклатуре. В программах это можно реализовать совершенно по-разному. Например, мы сталкивались с компанией, которая ведет по рулонный учет. Предположим, компания по производству платьев использует ткань, общепринятое название которой, в простонародье - кулирка. В таком случае цвета обычно ведутся в виде характеристик. Кулирка означает определенные характеристики синтетики. Цвет - это отдельная история, то есть это характеристика. Когда ведется учет по рулонам, присутствует такое понятие, как серия, и каждая серия это отдельный рулон. Технически он должен весить, например, 23 килограмма, но как взвесят на заводе поставщики не понятно, он может быть любого веса. И дополнительно можем вести учет по партиям. Например, оранжевая ткань у нас имеется в партиях от 1 и 10 сентября, которая может быть с небольшими отличиями по оттенку, который может стать проблемой на производстве, поэтому важно дополнительно такой учет по партиям. Это полный набор возможностей, которые есть в программе.

Это самый сложный учет, потому что, чем больше в компании таких разрезов, тем сложнее добиться хорошего результата. В таком случае, если вам не нужны партии, то и не надо их использовать. Если не нужны серии, то лучше их также не применять. Посмотреть отрицательные остатки можно в отчете, который называется - Запасы.

Здесь необходимо понимать следующее, что в зависимости от уровня разрезов могут возникать различные проблемы на каждом из уровней. Давайте посмотрим отчет просто по номенклатуре, и настроим, чтобы он был более яркий и понятный. Выделим красным то, что у нас имеет отрицательное значение, для этого в условном оформлении выбираем цвет текста - красный и количество конечного остатка меньше 0, это и будет отрицательным.

Проверяем, красным выделяется одна позиция, которая на уровне номенклатуры неправильная, но можем, на всякий случай, раскрыть далее. Типовой отчет выглядит следующим образом:

В нашем случае в него необходимо добавить сразу характеристику и партию.

Формируем отчет и смотрим, получается на уровне номенклатуры одна позиция была отрицательной, а на уровне характеристик появляется еще одна, выделенная красным и тоже со знаком минус.

Если раскрыть еще дальше, то увидим проблемы и на уровне партии.

Вот, что называется полный набор всех проблем, которые здесь могут быть, поэтому дальше нужно исправлять. Следующий вопрос, который здесь возникает - это серии. Как их исправить? Если в отчете - Запасы их нет. Периодически дописываем такие отчеты, чтобы их было видно.
Можем смотреть по сериям движение отдельно. Для этого переходим в Склад - Аналитика - Отчеты. Здесь написать - Серии в поиске, что очень удобно и посмотреть либо остатки, либо движение серий. Предлагаю посмотреть на уровне остатков.

Давайте также выделим красным, чтобы было легче разбираться и сформируем отчет.

Видим, что красным у нас несколько позиций рулонов, то есть неправильных. По итону, полный классический букет всех проблем, которые могут быть в 1С:УНФ с точки зрения номенклатуры.

Честно говоря, добиться отрицательных остатков еще нужно постараться в программе. Предварительно нужно зайти в Корректировку данных и отключить галочку - Контролировать остатки при проведении.

Если вы сюда не дошли, то проблем с отрицательным остатками у вас быть не должно. Единственное, эта функция не так давно появилась, года два назад. В случае, если ведете учет давно, этой галочки у вас нет, а проблемы есть.

То есть, можно взять и выбрать партию, и она у нас будет например Приход один.

Получается уже ошибки нет. Вот каким-то таким способом можно все исправить. В случае, когда документов много, можно списать и сделать инвентаризацию (Склад - Инвентаризация). Можно создать ее и заполнить по части номенклатуры. В нашем отчете нас интересует только ткань.

Хотя прежде, чем перейти дальше, отметим еще один момент - Время. Инвентаризация всегда делается на время. Это удобно, например, отгрузка происходит в 23 часа, а до отгрузки в 22 часа мы посчитали, тогда все что в 22 часа, не попадет. Это очень логичная логика и в других программах она работает. Например, у компании есть клей, специально подготовили пример с безумным количеством, на время 22:00.

А клей оприходован (Закупки - Приходные накладные) в 23:20 этого же дня. К сожалению, инвентаризация в программе работает на конец дня и это важный нюанс. Можно отметить это, как мелкие грабли в типовой конфигурации, а можно переписать, чтобы она была под время, поэтому когда будете делать инвентаризацию, помните, что она делается на конец дня и вам придется между днями разделять документы, чтобы они вошли в инвентаризацию или не вошли. Это важный нюанс!
Допустим нас интересует только ткань, ее необходимо отобрать в категориях, хотя чего у нас тут только нет. Для этого выставляем отбор, который позволяет сделать это. Заполняется инвентаризация, в которой что-то с минусом, что-то с плюсом, и дальше с этим можем как-то работать.

С помощью инвентаризации можно обнулить все, что здесь есть, как количество, так и суммы по умолчанию.

Обратите внимание, заполняется ровно количество учета, но можно полностью все списать и с нуля оприходовать. Например, у нас есть точные данные бухгалтерии, которые хотим занести сюда, тогда заполняем настройку и обновляем количество и суммы, и тогда списывается все, что здесь есть.

Точнее фиксируется тот факт, что всего, как бы нет. И дальше заполняем все партии, все серии.
К сожалению, здесь кроме, как руками, это не осуществить.

Вот наш документ, который списывает всю номенклатуру и делает движение, то есть именно списание, как раз делает движение, поэтому одна из ошибок, которая часто встречается, что сделали инвентаризацию, но расхождения оказались ужасными и решили, что пока не будем делать списание и оприходование, пока не разберемся. Как только разберемся, сразу будем делать, что на мой взгляд является большой глупостью, потому что необходимо сразу делать инвентаризацию и сразу ее обрабатывать. Списание приходов не делать, иначе остатки и дальше будут кривые.

Инвентаризация - это именно та вещь, которая выравнивает остатки.

Можно сделать списание-оприходование, а потом задним числом обрабатывать эту инвентаризацию, то есть задним числом находить и исправлять ошибки, проблемы и после этого перезаполнять учетное количество и сумму в инвентаризации.

Сначала помечаем, потом перезаполняем инвентаризацию, а еще точнее перезаполняем счетное количество и сумму. Нажимаем, чтобы количество не изменилось, то есть второй раз когда мы заполняем, нажимаем эту кнопку - Заполнить по остаткам на складе.

Если выбрать - Перезаполнить учетные количества и суммы, то придется заново все цифры вносить в инвентаризацию, и будут проблемы. После этого заново создаем, на основании документов списание и оприходование.

Важно помнить про период этих документов, если будете перезаполнять проведенными документами, то 1С:УНФ все данные берет на конец дня и документы попадут в нашу инвентаризацию. Например, посмотрим на следующий документ, специально сделали его в 23:01.

Важно помнить про период этих документов, если будете перезаполнять проведенными документами, то 1С:УНФ все данные берет на конец дня и документы попадут в нашу инвентаризацию. Например, посмотрим на следующий документ, специально сделали его в 23:01.

Следующий пункт - это неправильные остатки, которые можно посмотреть в отчете, в группе Деньги.

Здесь можем убедиться, как отображаются остатки по деньгам. Видим классический вариант учета денег. В банке не правильная сумма, с отрицательными значениями. А в кассе сумма такая, которая точно у нас не лежит. Думаю, мало кто держит 40 миллионов рублей у себя в сейфе или в пакетике под столом.

Следует выровнять эти остатки. По банку выровнять цифры можно всегда, потому что у нас есть остатки по банку за каждый день. Но, если ошибки возникли лет 5 назад, то нет смысла править документы за последние 5 лет, поэтому нужно определиться с датой, с которой нас интересует учет. Пойти поправить и посмотреть, что будет.

Первое, выбираем дату, например, 1 сентября и смотрим, что у нас на нее отрицательные остатки. Значит нужно сделать поступление на счет и создать документ, который сделает правильные остатки, в нашем случае это 504 660 рублей. Стоит сделать переход, чтобы цифры получились. Делаем за день до того, на какую дату должны быть правильные остатки. Здесь важно выбрать корреспонденцию счета, необходимо закрывать через прочие доходы, либо еще можно через уставной капитал, либо выбрать прочие доходы и расходы, а потом закрыть на нераспределенную прибыль. Скорее, это самый корректный способ.

Получилось, что на счету 12 000 рублей, выходит все равно какая-то неправильная цифра. Смотрим документы, они прямо здесь отображаются, в чем с ними проблема. Здесь, например, у кого-то пальчик соскочил и должно было быть 2 782 рубля.

Проводим, теперь у нас правильные остатки и все корректно. Дальше необходимо регулярно подгружать данные по банку каждый день. Правильная работа бухгалтера или человека, который за это отвечает, заключается в том, чтобы остатки с банковской выписки совпадали с тем, что есть в программе. Часто встречающаяся ошибка, что не идут переводы в пути.

Есть документ - Операции по платежным картам, которые вносят сотрудники при оплате. Если делать не с этим документом, а просто поступлением на счет, то могут получаться некорректные остатки переводов в пути или поступления в кассы. Если так делать, то документы будут задваиваться, потому что Операция по платежным картам делает движение в отдельный счет и потом с него банковская выписка забирает, получается некорректное движение. В нашем примере этого нет, но надо иметь ввиду, если такая проблема присутствует. Следует правильно делать документы, применяя Операции платежными картами.

Как обнулить кассу? Поступаем следующим образом, делаем расход из кассы и обнуление цифр, которые здесь есть. Создаем документ, также через Прочие расходы, потом это можно списать на нераспределенную прибыль, списываем сумму и у нас появляются цифры, которые похожи на правду, отражающие реальные остатки.

Также необходимо определить момент, с которого будем вести учет и определиться, кто будет отвечать за сверку денег на счетах и в кассе. Деньги любят счет, и очень странно, если в программе они считаются неправильно.

Что подразумевается под понятием неправильные остатки по взаиморасчетам? Обычно, в компаниях ведется учет долгов, но бывают, конечно, случаи, когда вообще все считается неправильно.

В большинстве случаев все-таки идет сумма Итого, которая показывает, сколько реально денег в компании, сколько должен тот или иной клиент. Но часто этого недостаточно, потому что могут вестись разные детализации по договорам, по документам. Первое, что нужно сделать, это определить детализацию, в рамках которой мы хотим вести учет в программе. Правильная детализация с точки зрения 1С:УНФ - это контрагенты, договора, документы движения, а точнее документы расчета. Например, накладные, по которым происходит оплата. Если так вести учет, то будет видно просроченный или не просроченный долг, и момент, когда клиент должен заплатить. Будет полностью видна вся правильная аналитика. Давайте посмотрим на следующую историю. Есть отчет, в нем могут быть неправильные цифры, потому что не указаны договора или указаны неправильные документы.

Это видно, потому что у нас есть по одной и той же строчке - Долг контрагента и наш Долг. Это неправильные цифры, которые мешают нашему учету. Таким образом, нам нужно это все проработать и сделать так, чтобы цифры отображались правильно. Сейчас по ходу еще одну вещь исправим.

Предположим, есть раскрытое сальдо по компании и это мешает нашему нормальному учету, когда не видим за какой документ, какой клиент нам должен. Чему это конкретно мешает? В таком случае, в отчете Анализ бизнеса будет показываться картинка, когда будут большие задолженности покупателей, и в то же время большие полученные авансы.

Получается, что есть суммы и там, и там, но по факту такой ситуации нет. На самом деле сумма долга может составлять 3 миллиона, а по этому отчету выходит полностью кривая картинка.

Для того, чтобы все было правильно, необходимо, чтобы были закрыты между собой поступлений в кассу, например, в расходных накладных. Открываем - Поступление в кассу и делаем правильно.

Для того, чтобы все было правильно, необходимо, чтобы были закрыты между собой поступлений в кассу, например, в расходных накладных. Открываем - Поступление в кассу и делаем правильно.

Только с ней нужно обращаться очень аккуратно, можно сильно накосячить. На какую-то дату, например, на 1 сентября, можем обнулить все взаиморасчеты по покупателям или все взаиморасчеты по поставщикам, нажав соответствующую кнопку. Обнуляются все остатки по всем клиентам, кроме Прочих контрагентов, потому что они считаются отдельно. Получается, технически можно все обнулить, а потом заново оприходовать и начать вести правильный учет по взаиморасчетам. Когда совсем все плохо - это нормальный вариант. Можно еще выстраивать корректировкой долга, где придется все исправлять и перекидывать с одного документа на другой, но это кропотливая и сложная работа. Как вариант, можно сделать учет, просто через обнуление. Так можно решить вопрос с дебиторской / кредиторской задолженностью, либо документы открывать, либо исправлять. В правильном варианте должна быть сумма - Итого, долг контрагента, либо наш долг.

Следующий пункт, который необходимо отработать - это незакрытые заказы. Как работают незакрытые заказы и в чем здесь проблемы?

Давайте откроем отчеты по продажам, в которых есть отчет - Выполнение заказов, который позволяет увидеть, что у нас отгружается. В нашем случае видим заказы, которые висят с 2020 года, что означает, что какой-то товар не был отгружен, какие-то позиции из прошлых периодов. Ясно, что заказ 2020 года уже точно отгружать не будем, а понять, какой объем, необходимо отгрузить сейчас, из этого отчета не можем.

Аналогичная ситуация с отчетом, который называется Заказы на производство. Из-за того, что заказы не закрыты или не завершены, абсолютно непонятно, что нужно производить, а что нет.

Для исправлений подобных ситуаций, необходимо выполнить классические шаги. Первое, надо определить, какие заказы будем закрывать, и как будем работать: по заказам на производство, заказам покупателей, заказам на склад, заказам поставщику, следует выбрать то, что используем. Второе, нужно определить момент, с которого будем контролировать заказы.

Давайте разберем, что такое закрывать заказы, чтобы было понятнее. В заказах на производство есть статус. Если поставить его - Завершен, то программа спросит - Успешно или нет.

Если поставить статус - Отменен, то данный заказ уйдет с отчета, мы не будем больше его видеть, как потребность произвести. Таким образом можно все заказы отработать. Следующий момент, в 1С:Управление нашей фирмой есть ассистент по имени "Даша", которая может сама закрывать Заказы, при определенных условиях. Например, она может фиксировать, когда отгрузка прошла полностью, она может в B2B заказах поставить состояние - Завершен. В случае, где отгрузка прошла частично, она тоже проставит эти механизмы сама.

Для этого необходимо настроить "Дашу" так, чтобы она закрывала заказы по каким-либо признакам. Дальше, необходимо будет закрыть старый Заказ. К сожалению, в 1С:УНФ нет механизма, который бы делал это удобно, поэтому применяется следующая схема. Давайте откроем функции для технических специалистов, для этого заходим в Настройки параметров - Режим технического специалиста.

Выбираем - Групповое изменение реквизитов, с помощью которого можно закрыть заказ. Такой функционал есть в 1С:Управление торговлей, но в 1С:УНФ пока его нет, хотя в принципе, так тоже можно решить вопрос. Первое, что нужно определить, какой вид имеет заказ, который необходимо закрыть. Например, нас интересует вид - Заказ покупателя. Второе, это состояние, которое не равно Завершен.

Если статус - Не завершен, имеет заказ с датой ранее 1 января 2022 года, то очевидно, что его уже производить не будем. Предположим, таких заказов у нас 14, нажимаем OK. Теперь нас интересуют следующие пункты, которые необходимо заполнить. Первое, для состояния ставим - Завершен.

Небольшой нюанс, нельзя нажать Enter, нужно нажать Выбрать, иначе программам не выберет. Второй момент, необходимо выбрать вариант завершения - Отменен.

Третье, выбираем причину отмены, есть вероятность, что в ваших настройках эта возможность выключена. Мы предварительно завели причину, что истек срок. При помощи изменения реквизитов, которые завершают действия, потом будут завершены все заказы, которые не завершены сейчас.
Таким образом, в базе серьезно почистится список номенклатуры, которую необходимо произвести.

Не закрытые счета в оборотно-сальдовой ведомости. Первое, необходимо понять, какие счета требуют закрытия и какая детализация в целом нам нужна. Идем в ОСВ и начинаем с ней работать, для того чтобы понимать, что здесь и в каком виде отражено. Видим, что выровнялись остатки с кассой и банком.

Это здорово, что здесь уже более-менее правильно. Второе, проверяем, чтобы не было нулевого счета. Когда он есть, это плохо, поэтому необходимо его убрать. Для начала надо понять, какие остатки должны быть, а какие нет. Все, что относится к активам и пассивам, должно отражаться, как остатки. Что имею в виду: имущество, амортизация, сырье и материалы, товары и продукция, взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и сотрудниками. Все это, по идее, должно быть на остатках. А вот на 90-ом счете остатков точно быть не должно, каждый месяц должен закрыться в ноль. С 91-ым счетом такая же история, каждый месяц должен закрыться в ноль. Прибыли и убытки должны копиться весь год и по итогам года должны закрыться, но это делается только ручной обработкой. Сейчас покажу, как это сделать. Таким образом мы поняли, что должно быть, а чего нет.

Далее можем проанализировать данные из ОСВ. Первое, не должен быть открыт служебный счет. Закрыть его можно с помощью Операций (Компания - Финансовые операции). Часть счетов можно закрывать Операциями, а часть нельзя. Нулевой счет точно можно, а незавершенное производство не стоит, потому что не только в ОСВ происходят по нему движения. Тонкая грань получается, но тем не менее надо как-то с ней взаимодействовать. Есть остаток по счету 00, хотим его закрыть на нераспределенную прибыль.

Давайте закроем 2 222 рубля и проведем, можно еще дату правильную поставить, которая нас интересует. Благодаря этому закроется нулевой счет и картина становится более корректной. Двигаемся дальше, наша задача закрыть счета, которые необходимо закрыть. В ОСВ видны остатки материалов, при помощи которых можно разобрать яркий пример. Даже не разбираясь в компании, если товаров на складе на 116 миллионов, а продажи составили 87 000 за месяц, даже допустим за прошлые периоды 9 миллионов, то в любом случае остатков получается на 10 лет. Можно предположить, что-то не так с себестоимостью материалов. Очевидно, что на 10 лет никто товары на складах не хранит. В таком случае следует проанализировать все, что есть в ОСВ и закрыть то, что считаем неправильными. Закрыть лучше на дату, с которой мы начинаем учет. Перед тем, как закрывать всегда важно сделать закрытие месяца (Компания - Финансовые операции).

Запускаем процесс, который закрывает какие-то имеющиеся позиции. После этого перезаполняем и анализируем отображенную информацию. Получается, что закрылся 90 счет за этот месяц, это видно по оборотам, и получается проблема была в прошлом периоде. Соответственно, надо исправить информацию за прошлый период. В данном случае, можем либо закрыть все месяца за предыдущие года, но иногда это невозможно, потому что займет очень много времени, либо сделать корректировки. Можно взять и сделать операцию вручную, просто закрыть альтернативные суммы. Например, можно закрыть все через 84 счет нераспределенной прибыли, через нее можно все выравнивать. Давайте возьмем услуги от подрядчиков и закроем их на нераспределенную прибыль. Если сумма висит по дебету, нам необходимо сделать сумму по кредиту, она составила 6 000 рублей, выравниваем датой от 31 августа.

Запускаем процесс, который закрывает какие-то имеющиеся позиции. После этого перезаполняем и анализируем отображенную информацию. Получается, что закрылся 90 счет за этот месяц, это видно по оборотам, и получается проблема была в прошлом периоде. Соответственно, надо исправить информацию за прошлый период. В данном случае, можем либо закрыть все месяца за предыдущие года, но иногда это невозможно, потому что займет очень много времени, либо сделать корректировки. Можно взять и сделать операцию вручную, просто закрыть альтернативные суммы. Например, можно закрыть все через 84 счет нераспределенной прибыли, через нее можно все выравнивать. Давайте возьмем услуги от подрядчиков и закроем их на нераспределенную прибыль. Если сумма висит по дебету, нам необходимо сделать сумму по кредиту, она составила 6 000 рублей, выравниваем датой от 31 августа.

Закрытия будут закрываться и распределяться. В случае, если стоит не распределять или прямое распределение, то без прямого указания они будут висеть всегда и не будут закрываться, являясь возможной проблемой при закрытии. Аналогичная история существует в 20-ом счете, если указано не распределять, то все хорошо.

Если стоит распределение, в таком случае нас могут ждать сюрпризы. Например, красное платье состоит из фиолетовой, зеленой и красной синтетики, то есть из других тканей, поэтому эта настройка важна для указания и определения, куда распределяются счета. Также необходимо сделать так, чтобы периодически контролировать этот процесс и проводить закрытие месяцев. Тем более, программа всегда говорит о том, что есть ошибки, которые плавно перетекают в вопрос про себестоимость.

Если стоит распределение, в таком случае нас могут ждать сюрпризы. Например, красное платье состоит из фиолетовой, зеленой и красной синтетики, то есть из других тканей, поэтому эта настройка важна для указания и определения, куда распределяются счета. Также необходимо сделать так, чтобы периодически контролировать этот процесс и проводить закрытие месяцев. Тем более, программа всегда говорит о том, что есть ошибки, которые плавно перетекают в вопрос про себестоимость.