Закажите обратный звонок
Чтобы заказать обратный звонок, заполните форму
Мы не передаём информацию третьим лицам. Заполнение формы вас ни к чему не обязывает.
Учет по подразделениям, 1С бюджетирование, эффективность деятельности компании, анализ бизнеса в 1С УНФ
Давайте разберем, как можно организовать финансовый и управленческий учет в 1С:УНФ для группы компаний, которая состоит из нескольких подразделений, имеет сложную структуру по организациям, либо использует разные финансовые операции, внутренние продажи. Как можно оценить эффективность той или иной структуры внутри этой группы компаний?!
Предлагаю для примера рассмотреть сеть кафе, которая продает пиццу, при этом какие-то позиции готовятся на местах, другие на отдельном производстве. Вводные данные возьмем такие: сеть состоит из четырех кафе, управляющей компании и производства, на которое приходится большая часть продукции. Можно сказать продажи на вынос.
Также важно отметить два формата кафе, есть большие, которые условно называются "Монстр" и маленькие под названием "Малыш". Еще организация имеет сложную структуру по юр. лицам, группа компаний состоит из ИП на патенте. Предположим, что 2 кафе относятся к одному ИП и 2 кафе к другому ИП. А производство оформлено на ООО. Формально получается, что все производство происходит через ООО, а патентные компании только продают. Далее рассмотрим, как данная схема выглядит в 1С:УНФ.
Также важно отметить два формата кафе, есть большие, которые условно называются "Монстр" и маленькие под названием "Малыш". Еще организация имеет сложную структуру по юр. лицам, группа компаний состоит из ИП на патенте. Предположим, что 2 кафе относятся к одному ИП и 2 кафе к другому ИП. А производство оформлено на ООО. Формально получается, что все производство происходит через ООО, а патентные компании только продают. Далее рассмотрим, как данная схема выглядит в 1С:УНФ.
! ! !
Во-первых, стоит отметить, что конечная цель данного разбора касается того, чтобы можно было произвести анализ по выручке, по прибыли, посмотреть отчеты: доходы и расходы, денежный поток и баланс по нашим подразделениям, а также в целом по группе компаний.
Начнем с того, что посмотрим, как организован учет с точки зрения документов. А далее детально обратимся к процессу финансового отчета. Первое, вся продукция производится на компании, которая называется Производство. В данном варианте организация не важна, потому как весь учет происходит по группе компаний в целом. На производстве из различных продуктов изготавливается продукция, далее для эффективной работы, она просто продается внутри компании. Делается это для того, чтобы выделить продажи в отдельную структуру для детального просмотра в отчетах.
Из документов используем расходные накладные, и продаем от производства покупателю - Патент 1, конкретно так фиксируем Первое кафе, на которое осуществляем продажу. С другой стороны делаем приход товаров, которые принимаются на складе, непосредственно на конкретное кафе. Это можно легко сделать, если выделить позиции и нажать на соответствующую кнопку, то легко получится скопировать строки в другой документ. Это можно сделать типовыми средствами и особо ничего не оптимизировать.
Далее наше кафе оформляет документ - Отчет о розничных продажах, и продает конечную продукцию.
В этом документе следует указать кассу, обязательно отметить подразделение, потому что в рамках него в данном примере ведем учет. И фиксируем выручку, которую получили.
Кроме того, у компании имеются различные расходы и для простоты они реализованы в виде расходно-кассовых ордеров. И в целом компания ведет учет кассовым методом. Грубо говоря сразу выплачивается и начисляется зарплата в один момент.
Таким образом фиксируем расход по кассе, для упрощения через заработную плату производства и фиксируем статью расходов, по которой проходит зарплата производства. Ключевым моментом здесь является подразделение, в рамках которого фиксируем данный учет.
Таким образом фиксируем расход по кассе, для упрощения через заработную плату производства и фиксируем статью расходов, по которой проходит зарплата производства. Ключевым моментом здесь является подразделение, в рамках которого фиксируем данный учет.
Также поступаем со всеми остальными статьями. Например, с арендой помещений или оплатой роялти, в случае если компания работает по франшизе, и владельцам необходимо оплатить
некую сумму за использование бренда. Таким образом для фиксация расходов следует выделить статью, по которой будут совершаться действия и не забыть выделить подразделение.
некую сумму за использование бренда. Таким образом для фиксация расходов следует выделить статью, по которой будут совершаться действия и не забыть выделить подразделение.
Еще предположим, что компания ведет учет по бюджету. То есть компания будет планировать доходы и расходы и для этого предварительно составлять бюджеты, но структуру они должны иметь ровно такую же, как и отчеты Анализа бизнеса. Бюджет может быть по денежному потоку, то есть по движению денег, либо по доходам и расходам или также по балансу.
⬇ ⬇ ⬇
В нашем примере используется вариант по доходам и расходам. Отсюда следует, что необходимо запланировать, например, что выручка по подразделению кафе - Монстр1 будет составлять 500 000 рублей, себестоимость 270 000 рублей, и понимать примерные расходы, которые понесет кафе. В итоге видим ориентировочную сумму, которую данная точка должна заработать за этот месяц - чистыми 50 000 рублей.
И так по каждому кафе составляем бюджеты, и отдельно выносим бюджет, касающийся производства.
В нашем варианте присутствует еще такое подразделение, как управляющая компания. Отметим, что она несет только расходы, она не генерирует никакого дохода, соответственно планируем по ней расходы, как управленческие, так и зарплатный фонд.
В нашем варианте присутствует еще такое подразделение, как управляющая компания. Отметим, что она несет только расходы, она не генерирует никакого дохода, соответственно планируем по ней расходы, как управленческие, так и зарплатный фонд.
На производстве следует также запланировать выручку и себестоимость. И здесь стоит упомянуть, что изначально в продажи необходимо закладывать некую прибыль, на которую будет жить
производство. То есть есть некая внутренняя цена, которая рассчитывается, как 30% наценка к закупочной цене продуктов, а можно еще заложить сюда стоимость работ. У нас, как раз и получается, что закладываем и умещаем расходы нашего производства внутрь этой наценки.
производство. То есть есть некая внутренняя цена, которая рассчитывается, как 30% наценка к закупочной цене продуктов, а можно еще заложить сюда стоимость работ. У нас, как раз и получается, что закладываем и умещаем расходы нашего производства внутрь этой наценки.
⬇ ⬇ ⬇
Вернемся к вариантам бюджетов, по ним может быть несколько сценариев. Можно расписать как хороший, так и плохой вариант. И отдельно этот документ используется для планирования по категориям продаж, по менеджерам и тд. В нашем случае, это не имеет значения, мы сейчас закладываем именно финансовые расходы.
Переходим к самому интересному. Заходим в общий Анализ бизнеса, и что мы можем здесь увидеть: выручку и себестоимость, выделили их специально отдельно без внутренних продаж, потому что в компании они есть, но их не особо правильно закладывать. Если есть желание посмотреть отдельно, то можно взять и убрать часть суммы в сторону. В таком случае конечная валовая прибыль остается та же, но для аналитики выручки именно по группе компаний лучше брать, повторюсь, без внутренних продаж и смотреть, что получится.
⬇ ⬇ ⬇
Какие еще данные можем проанализировать, например, рентабельность по валовой прибыли. Как оказалось в данном показателе отклонения от запланированных 31% практически нет.
А вот косвенные расходы, к счастью удалось снизить. Получилось, что потратили 96% денег из запланированных.
Переходим к конечной прибыли, а здесь получается компания просела. Ожидали заработать 160 000 рублей на группу компаний, а заработали всего 112 000 рублей.
Переходим к конечной прибыли, а здесь получается компания просела. Ожидали заработать 160 000 рублей на группу компаний, а заработали всего 112 000 рублей.
Теперь можно проанализировать, по какой причине образовалась такая разница, где у организации находится слабое звено. С одной стороны, по расходам все хорошо, а вот по выручке не хватило определенного объема, и как итог компания не дозаработала.
⬇ ⬇ ⬇
В отчете также есть следующие показатели: точка безубыточности, она показывает насколько нужно продать, чтобы не было убытка; сумма постоянных переменных расходов, рентабельность по
чистой прибыли. В общем, сюда можно добавить любое количество показателей, которые требуется отслеживать.
Для примера еще упомянем, прибыль на квадратный метр, выручка на квадратный метр, средний чек. Практически любой показатель можно добавить, рассчитывать и таким образом лучше анализировать финансовый результат.
чистой прибыли. В общем, сюда можно добавить любое количество показателей, которые требуется отслеживать.
Для примера еще упомянем, прибыль на квадратный метр, выручка на квадратный метр, средний чек. Практически любой показатель можно добавить, рассчитывать и таким образом лучше анализировать финансовый результат.
Теперь пройдемся по каждому подразделению. Сначала обратившись к производству, посмотрим, есть ли на нем убытки или нет. С точки зрения выручки, компания не допроизвела, потому что у нее столько не заказали. А вот с точки зрения административных расходов очевидно присутствует перерасход, и прежде всего он касается зарплат. Видим, что зарплаты сильно завышены и увеличены управленческие расходы.
Также имеется небольшой перерасход по списанию готовой продукции, и за счет этой разницы уже есть перекос в расходах на сумму 70 000 рублей. Первый момент, который нужно проанализировать, что же находится в управленческих расходах. К сожалению, здесь необходимо работать через закрытие месяца, поэтому откроем оборотно-сальдовую ведомость и в ней проанализируем, какие управленческие расходы были и почему произошло их завышение.
Посмотрим статью - Зарплата АУП, ее можно детализировать до документа движения, и разобраться в чем причина этих расходов.
Посмотрим статью - Зарплата АУП, ее можно детализировать до документа движения, и разобраться в чем причина этих расходов.
Вернувшись в Анализ бизнеса, предлагаю рассмотреть каждое кафе в отдельности. К сожалению, группу выбрать нельзя, если это все-таки сделать, то программа ничего не покажет, поэтому следует выбрать, в нашем случае, конкретное кафе. У нас их всего 4, а если было бы штук 50, то это вызвало бы сложности, но тем не менее такую аналитику тоже можно и нужно смотреть.
Рассмотрим кафе - Монстр 1. С точки зрения выручки, это кафе отработало нормально, с точки зрения себестоимости тоже. Можно сказать кафе практически выполнило план на 99%. По себестоимости так вообще дешевле получилось, это, конечно, отлично.
Смотрим далее, по косвенным расходам это кафе уложилось в план, и даже сэкономило деньги. В итоге оно заработало больше, чем планировалось. Вопросов к кафе нет, кроме одного. Присутствует перерасход по списанию готовой продукции, выходит, что по какой-то причине, представители данного кафе не очень удачно заказывают товары и аж на 40% увеличивают этот показатель. Это тоже повод разобраться. Хотя отмечу, что здесь в кафе происходит списание продукции, поэтому так бывает.
Что нам поведает отчет о втором кафе - Малыш 2? По выручке почти дотянули, а вот по себестоимости гораздо хуже, чем то, что должно было получиться. С себестоимостью нужно разобраться, возможно не совсем адекватно фиксируются цены. С коммерческими и управленческими расходами все прекрасно, удалось уложиться. Также супер адекватно выполняется списание готовой продукции, как будто точка не продает. Рискну предположить, что это происходит за счет того, что мало списания, продажи происходят по более низкой цене, за счет этого повышается себестоимость, а выручка так сильно не растет. Возможно данная проблема существует в данном кафе.
Третье кафе по выручке находится плюс-минус близко к плановому показателю. По себестоимости лучше, чем должно было быть, увеличена сумма коммерческих расходов, а также появилась новая статья расходов - Реклама и маркетинг. Здесь однозначно следует разобраться, почему данная статья не централизована. На уровне зарплаты опять больше расходов, но а списание готовой продукции почти в норме. Из чего можно сделать вывод, что в целом данное кафе выполняет план и работает почти, как должно.
И осталось еще одно кафе из группы, которое показывает большую просадку по выручке. Оно же имеет перерасход по расходам и перерасход по административным расходам, почему-то заплатили больше зарплаты и даже аренды. В итоге данная точка принесла убыток 61 000 рублей.
⬇ ⬇ ⬇
Объективно, вырисовывается следующая общая картина, что есть проблема на производстве, в связи с недостаточной наценкой. А также очевидные трудности испытывает 4-ое кафе. Еще бывает полезно посмотреть по формату подразделения.
Например, в нашем примере по маленьким кафе прослеживается убыток. А выделив отдельно формат больших кафе, увидим явное перевыполнение плана, и они же приносят больше денег, чем остальные кафе. Таким образом можно выстраивать аналитику.
В случае, когда компания не занимается розничными продажами, то аналитику также можно выстроить через проекты. К сожалению, в нашем примере мы этого сделать не сможем, потому что отчет о розничных продажах не содержит поле - Проект, и это иногда является проблемой, так как
как минимум продажи нельзя по этой аналитике выстроить, а только расходы, остается выбирать только через фильтр, если занимаетесь розничными продажами.
Например, в нашем примере по маленьким кафе прослеживается убыток. А выделив отдельно формат больших кафе, увидим явное перевыполнение плана, и они же приносят больше денег, чем остальные кафе. Таким образом можно выстраивать аналитику.
В случае, когда компания не занимается розничными продажами, то аналитику также можно выстроить через проекты. К сожалению, в нашем примере мы этого сделать не сможем, потому что отчет о розничных продажах не содержит поле - Проект, и это иногда является проблемой, так как
как минимум продажи нельзя по этой аналитике выстроить, а только расходы, остается выбирать только через фильтр, если занимаетесь розничными продажами.
По аналогии с примером, можно построить аналитику и отчет, с бюджетами, планом и фактом, с аналитикой по каждой группе, по каждому подразделению, без какой-либо оглядки на организации. Одна всегда будет одна, за счет того, что выбран учет по компании в целом. То есть без оглядки на организации производится анализ каждого конкретного магазина, как для данного бизнеса актуально и нужно.
Мы готовы внедрить вам похожую или лучшую систему финансового учета, которая оптимально под ваш бизнес, и позволит вам анализировать финансовые результаты, как по каждой единице группы компаний, так и в любом другом разрезе.
Мы готовы внедрить вам похожую или лучшую систему финансового учета, которая оптимально под ваш бизнес, и позволит вам анализировать финансовые результаты, как по каждой единице группы компаний, так и в любом другом разрезе.
Наша компания занимается автоматизацией с 2009 года.
Мы работаем на базе 1С, Битрикс24, amoCRM, Yclients, МойСклад, Power BI, Mobi-C, Агент+.
За годы работы мы автоматизировали более 430 компаний, в самых разных сферах бизнеса от производства тягачей для ядерных ракет, до производства молока и организации детских праздников.
Мы работаем на базе 1С, Битрикс24, amoCRM, Yclients, МойСклад, Power BI, Mobi-C, Агент+.
За годы работы мы автоматизировали более 430 компаний, в самых разных сферах бизнеса от производства тягачей для ядерных ракет, до производства молока и организации детских праздников.
Запишитесь на бесплатную консультацию
Наш эксперт перезвонит Вам в течение рабочего дня
и ответит на все Ваши вопросы
и ответит на все Ваши вопросы
Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.