Управленческие отчеты в 1С:УНФ,
финансовый анализ бизнеса,
главные вопросы бизнеса

1. Отчет доходы и расходы еще называют Отчетом о прибылях и убытках (ОПИУ),
отчетом PNL и Отчетом о совокупном доходе.
По факту, это одно и то же, просто в разных системах учета его называют по разному.
2. Денежный поток, он показывает движение денег. Его еще называют ДДС или Отчетом о движении денежных средств или Кэш-флоу.
3. Баланс, который везде называется одинаково.

На базе этих 3-х отчетов, которые есть в любой системе учета, и в американской, китайской, казахской, международной, и в российской, строится всегда финансовый учет. Важно понимать, что это всего лишь картинка, которая сверху отображается.
На самом деле учет происходит из других составляющих:

То есть сначала необходимо вести корректный учет, потом нужно убедиться, что все правильно отображается в оборотно-сальдовой ведомости, а потом уже формировать Анализ бизнеса,
он находится в 1С:УНФ в разделе Компания - Развитие бизнеса.

Хочу отметить некоторые нюансы, которые присутствуют в выше описанных отчетах. Во-первых, Отчет доходы и расходы формируется исходя из метода начисления. Что значит метод начисления? Ситуация, когда мы продали товар, отгрузили клиенту, в этот момент данные попадают в выручку, признается себестоимость, тогда считается наша прибыль. Но это абсолютно не относится к деньгам, то есть вы можете не получить деньги за этот товар или услугу, или не заплатить поставщику за этот товар или услугу. Получается просто учет по обязательствам, или как его еще называют бумажным учетом. Классическим примером в данном направлении является начисление зарплаты. 31 марта начислили зарплату, она ушла в расходы марта, а выплатили мы ее 10 апреля и движение денег фактически произошло уже в апреле, и соответственно, она попала в отчет Денежный поток, который отображает данные ровно по движению денег. То есть нам заплатил клиент, мы здесь увидели данные, заплатили поставщику, заплатили зарплату - увидели данные. Это базовое понятие, во всех финансовых отчетах это работает.

Баланс показывает остатки обязательств либо активов на какую-то дату. Например, мы можем здесь посмотреть остатки товаров, остатки долгов, которые есть перед нами или наши долги перед кредиторами либо поставщиками. Важный нюанс, отчет Баланса формируется на начало месяца, поэтому для просмотра более корректных данных формируем отчет по апрель.

Есть такой документ, который называется Заказ покупателя, он не отображается в данном отчете, потому что он не создает никаких бухгалтерских и финансовых движений. Это предварительная заявка или по другому предположение о том, что мы будем продавать клиенту, поэтому нет смысла ждать отражения этого документа в финансовых отчетах, такая же история с Заказами поставщика.

К тонкостям Анализа бизнеса можно отнести необходимость закрытия месяца перед тем как его формировать, потому что многие отображающиеся здесь движения не будут видны, если мы не закроем месяц. Закрытие месяца находится в разделе Компания - Финансовые операции - Закрытие месяца. Заходим туда, нажимаем выполнить и тогда все будет закрыто.

Следующий нюанс, который тоже важно отметить, что все три отчета между собой не связаны, то есть нельзя взять показатели с Баланса и добавить их в Доходы и расходы, и таким образом сформировать какую-то информацию. Нельзя сказать, что это недоработка, скорее некое ограничение. Весной 2022 года компания 1С добавила новый функционал, который позволяет это делать.

Далее давайте перейдем к методике расчета, которая есть в Анализе бизнеса. Посмотрим, как настроить показатели, из чего состоит настройка отчета и этого функционала. Перед тем, как настраивать отчет, необходимо проработать следующие моменты:

Нужно определиться с разрезами учета, как будем вести учет. Например, у нас есть несколько магазинов или торговых команд, или есть производство, логистика и мы должны выделить отдельные группы или отделы, в рамках которых мы будем вести учет. В программе это можно сделать, например, через подразделения. Как раз их мы и будем использовать для примера.

Поэтому прежде чем начинать вести учет в целом, нужно понять как вы хотите видеть разделы этой информации, можно выбрать подразделения, но если вам нужна еще более глубокая детализация, если вы занимаетесь стройкой, то можно реализовать дополнительные разрезы учета, например, по строительству домов. В этом случае каждый дом или ремонтный объект будет Проектом. Также можно использовать оба варианта.

В своей практике мы часто встречаем такой вариант, что под Организацией используют
юридические лица, которые есть в холдинге или в структуре. Некоторые организации в 1С:УНФ ведут только управленческий учет, что позволяет разделить с помощью Организаций учет по направлениям, проектам и так далее. Единственная проблема, которая при этом возникает - это механизм загрузки банка, то есть нужно будет делить вручную информацию по направлениям, по организациям. Во всех остальных случаях можно применять.

После того, как разрезы учета будут определены, необходимо определиться со статьями расходов, которые будем контролировать. Например, мы хотим видеть переменные расходы продаж, потому что нам важно знать, что точно зависит от продаж. Если мы закроемся и не будем работать, то ниже выделенные расходы уйдут.

Важно выделить эти расходы в группу, как сделано это в нашем примере. К ним могут относиться проценты торгового отдела, доставка товаров до клиентов, а вот от остальных расходов мы отказаться не сможем, то есть нам все равно придется платить, даже в случае отсутствия продаж. Такая детализация поможет нам принимать решения. Вообще цель учета - помощь в принятии решений или ответы на вопросы, которые были озвучены в начале.

Следующий момент, который также важно знать перед настройкой, что если добавили какую-то детализацию в оборотно-сальдовую ведомость, и следовательно в учет, но не добавили в Анализ Бизнеса, то ничего видно там не будет. Поэтому, когда завели новый счет, новую детализацию, например, решили считать зарплату отдела продаж в процентах, то сразу следует добавить ее в Анализ Бизнеса, потому что потом разобраться с тем, что пропущено, очень трудозатратно.

Отчет состоит из показателей бизнеса, которые находятся в отдельной группе:

Благодаря указанному разделу можно добавить данные в любой выбранный отчет, для этого необходимо создать дополнительный показатель. Для примера берем - Расходы на доставку товаров:

В программе появился механизм - Коэффициента, в описанном выше примере он не сильно играет роль, а вот в Балансе данная возможность будет очень полезной, об этом расскажем позже.

Из Отчета видно, что появились расходы на доставку товара - 20 000 рублей.
Давайте добавим еще расходы, которые являются также переменными и четко привязаны к продажам. Например, проценты торгового отдела:

Поле - Порядок нужен для того, чтобы разместить данный показатель в каком-то месте, цифры могут совпадать. Теперь предлагаю сгруппировать эти показатели:

Далее в показателях отметим созданную группу:

И после выполненных действий в Анализе бизнеса видна сумма переменных расходов:

Иногда суммы недостаточно, важно также видеть формулы, которые могут быть использованы. Например, хотим посчитать сколько у нас остается прибыли после погашения переменных расходов по продажам. Идея такая, если продажи у нас возникли, то эти расходы также обязательно будут. Значит, нам нужно видеть прибыль после этих расходов. Обязательно нужно сначала записать.

Далее переходим к редактированию формулы:

Чтобы не путаться с формулой, из поля коэффициент уберем изначально указанный минус.

Важно оценить, сколько это получается в процентах, поэтому добавляем еще один показатель - Прибыль после переменных расходов в процентах:

Таким образом можно добавлять показатели в Анализ Бизнеса, в целом это очень удобно. Новый функционал позволяет добавить показатель - Количество заказов, правда пока с данной настройкой справится лишь технический специалист, не рядовой сотрудник. Но у программиста может получится теперь практически любой показатель.

В нашем примере, мы добавили несколько показателей, которые
будут нам полезны. Например, добавили количество заказов, торговую площадь, а количество заказов позволило сделать средний чек, считать выручку на квадратный метр и так далее.

Для закрепления информации, в настройках 1С:УНФ реализованы два новых момента:
1 - можно ставить отрицательный коэффициент
2 - можно добавить свой показатель

Предварительно проверяем, что правильно закрыты все счета в оборотно-сальдовой ведомости, это важно. Прежде всего 90-й счет, здесь ничего не должно быть.

Давайте посмотрим финансовый результат деятельности компании:
* выручка 1 947 000
* есть валовая прибыль
* есть прибыль после переменных расходов, тоже хорошо
* в целом заработали 325 000

Но дальше, в компании возникли какие-то таинственные прочие расходы, которые создали убыток
на 487 000. Давайте разберемся, почему такая ситуация сложилась.

Открываем прочие расходы и видим курсовые разницы. Здесь история такая, мы купили товар у поставщика, а за последний месяц курс немного вырос и теперь мы должны поставщику сильно больше денег. Вот это переоценка, как раз и убила всю нашу прибыль. Это значит, что на бумаге мы заработали меньше, но в целом компания работает и схема рабочая, просто ввиду последних событий так получилось, что курсовая разница съела всю прибыль. В целом компания может работать, просто нужно более детально учитывать финансовые и валютные риски. В новой версии программы справа есть возможность выбрать показатели и посмотреть, как выглядит эта же информация по подразделениям.

Напомню, что есть несколько объектов, в рамках которых мы можем смотреть информацию.
Для начала проверим, что происходит в магазине для интерьера:

Получается, что магазин какую-то денежку приносит, правда меньше десяти процентов.

Мебельный магазин приносит 174 000, и в целом это хороший вариант.
Строительный магазин тоже приносит прибыль, в целом хорошо.
А вот строительная бригада приносит убытки, по крайней мере с точки зрения Отчета о прибылях и убытках, поэтому необходимо проанализировать, что делать с ним в дальнейшем.
И такая же история производством, которое является убыточным.

Можно проанализировать средний чек или выручку на квадратный метр. В таком случае даже совершенно разные магазины или подразделения можно сравнивать между собой по каким-то показателям.

Давайте посмотрим, что происходит в магазине для интерьера, он у нас большой, но выручка на квадратный метр получается крайне маленькой. К примеру мы платим тысячу рублей за квадратный метр, получается почти четверть стоимости выручки съедает только аренда.

Также в магазине есть торговый отдел, который работает за оклад и проценты. В текущей схеме мотивации получается, что половина наценки уходит на зарплату продавцу, то есть мы работаем считай на отдел продаж.

Чтобы изменить текущую ситуацию, необходимо пересмотреть схему начисления зарплаты, либо резко повысить продажи за счет каких-то действий.

Давайте проанализируем остальные магазины. Например, посмотрим, как обстоят дела со строительным магазином. Здесь видно, что заморожены большие деньги в запасах, в экспозиции магазина, а по факту мы продаем только грубо говоря на десять процентов от замороженных запасов. Получается не очень эффективно, но благо хотя бы продажи на квадратный метр более-менее прибыльные. Поэтому с помощью таких показателей аналитики можно понять, что у нас происходит в компании и разобраться, какими направлениями возможно не стоит заниматься.

Из текущей аналитики ясно, что производством в такой конфигурации заниматься не стоит, по факту у нас убытки, валовой прибыли здесь не хватает даже на покрытие производственных расходов. В данном случае надо эти расходы сделать переменными, то есть зависящими от выработки, либо нужно резко увеличить выручку, чтобы они могли быть покрыты. Как раз такую аналитику можно делать с помощью Анализа бизнеса.

Далее рассмотрим следующий инструмент, который есть в программе - Денежный поток, напомню он показывает движение денег. Отчет доходы и расходы был про прибыль, она скажем так бумажная и всем знакома история, когда прибыль есть, а денег нет.

В нашем случае прибыль есть, несмотря на убыток, который был сформирован в отчете. У нас положительный денежный поток, то есть по большому счету мы молодцы. Давайте посмотрим откуда у нас деньги.

Второй контур - инвестиционная деятельность, сюда относят продажу оборудования, покупку нового оборудования, зданий, сооружений и упаковка других бизнесов. Покупка других бизнесов, думаю это не совсем про малый и средний бизнес в России. В данном примере, как раз за 1,2 млн купили станок, поэтому здесь со знаком минус.

Третья часть - это финансовая деятельность, она показывает движение взаиморасчетов с банками и кредиторами. В нашем примере мы заняли деньги у
учредителя и получили еще кредит на 2 млн, и часть данного кредита уже выплатили. Соответственно здесь тоже положительное движение. В целом компания в плюсе за этот период, что уже хорошо.

Предлагаю далее более детально разобрать текущую ситуацию по подразделениям в компании. Мы выяснили, что операционная деятельность по производству у нас отрицательная, после закупки материалов мы в убытке, получается хуже всего дела обстоят именно в производстве, оно генерирует очень большой отрицательный поток.

Строительная бригада наоборот генерирует для нас большой приход денег. Дело в
том, что получен большой аванс от клиента на постройку дома, поэтому такая ситуация, что большие деньги есть в компании, возникла на самом деле благодаря стройке.

Строительный магазин генерит очень большое отрицательное сальдо, мы купили много материалов, но денег от клиентов почти не получили, то есть эти материалы скорее всего еще не продали.

Положительную динамику для нас генерирует мебельный магазин, он получил большую предоплату по своей деятельности и соответственно еще не реализовал часть мебели.

Это что касается движения денег, по крайней мере они у нас есть и это здорово.
Теперь рассмотрим пятый вопрос про активы. Так получилось, что у нас много запасов, в строительные материалы вложено 8 млн, в сырье и материалы для производства еще 2 млн и 1,4 млн лежит в запасах, в общей сложности порядка 19 млн вложено именно на склад, сидим и смотрим, и не особо эффективно пока с ними работаем.

У нас есть деньги на счету, что само по себе замечательно, часть из них находится в банке, часть в кассе. Но также присутствуют достаточно большие обязательства, во-первых кредит, который нужно погасить 1,6 млн, есть предоплата от клиентов (авансы полученные) порядка 8 млн, и также мы должны поставщикам. В целом денег, которые у нас есть, не хватит, чтобы заплатить поставщикам и вернуть клиентам, если это потребуется.

Поэтому мы должны аккуратно и крайне эффективно работать с текущими деньгами, которые к счастью в компании из данного примера есть.
Обращаю ваше внимание, что Баланс всегда выводится общий для всех подразделений, проектов. Единственное можно раздельно посмотреть по организациям, потому что действительно возможно те или иные деньги или запасы использовать в разных частях бизнеса.
Вернемся к списку ключевых вопросов:

Во-первых в Балансе есть такое место, как Проверка Баланса, если здесь 0, то все хорошо, а если нет, то нужно добиваться, чтобы получился 0. Это значит, что каких-то показателей не хватает. В нашем настроенном примере, который мы ранее смотрели, в балансе не всегда ноль, было и -100 000,
и -200 000 - это амортизация.

Дело в том, что мы купили станок и начали его амортизировать в январе, а первый выпуск произошел в марте. Такова особенность учета, что амортизация висела в расходах пока не началось производство, потому что мы не могли распределить данный расход на себестоимость. Поэтому, могут возникать такие ситуации, но в целом рано или поздно должен быть 0.

Нюанс, который нужно учитывать в программе - имущество, и по правилам оно должно отражаться
следующим образом:

начальная стоимость - начисленная амортизация

Чтобы это произошло необходимо обязательно указать, через новый функционал, коэффициент -1, в таком случае имущество будет считается правильно.

До появления нового функционала программа просто складывала числа, поэтому ранее амортизацию переносили в пассив и здесь она считалась. Теперь есть два пути решения такой задачи, и можно использовать либо старый либо новый функционал.

Аналогичная история происходит с убытками, но надеюсь у вас их нет. Если на практике убытки прошлых лет все-таки присутствуют, то также с минусом следует занести эту цифру.

На скрине выше видны убытки прошлых месяцев, суммы с минусом прекрасно сюда ложатся, и по логике должны здесь находиться. То есть эта часть капиталов и резервов является частью Баланса.

Следующий момент, который нужно учитывать, чтобы в Анализе Бизнеса были указаны все показатели, и чтобы у счетов были правильные значения. Такая ситуация, что у нас возникла задолженность по зарплате (в расчетах с персоналом по оплате труда). Обычно технически мы всегда должны сотрудникам, а они нам ничего не должны, это нормальная история. Для примера расчета с персоналам предполагаем, что мы решили помочь и перечислили больше, или не начислили зарплату. В таком случае, чтобы нормально эта штука работала в Балансе, необходимо указать активно-пассивный счет, то есть на нем может быть остаток, как в дебете, так и в кредите.

У многих счетов, например, есть взаиморасчеты с учредителями. Предположим, что собственник взял деньги из компании и купил машину или еще что-то, куда-то вложил, чтобы эта штука отрабатывала, нужно очень грамотно следить за типом счета.

Если не следить, то может получиться, что будете долго искать эту ошибку, поэтому лучше у всех таких счетов ставить, что они активно-пассивные и добавлять их и в актив и пассив. Поэтому взаиморасчеты с собственниками мы добавим и в актив и пассив, чтобы все правильно считалось.

Следующий момент, мы не закрыли оборотно-сальдовую ведомость. Как понять, что не сделали закрытие месяца? Проверяем 90-й счет, если на нем остатки, это признак того, что закрытия не было, поэтому эту задачу необходимо решить, чтобы у нас в Анализе Бизнеса были правильные цифры.

Какие еще бывают ошибки?
Есть множество формул, которые можно анализировать, но перед тем, как их смотреть, нужно изучить из чего они состоят. Например, есть точка безубыточности, а как она считается, надо сверяться, чтобы это совпадало с нашим пониманием.

Такие нюансы, которые есть в программе необходимо отслеживать, чтобы не было ошибок и чтобы данные были правильными.

Про ошибки поговорили, перейдем к количественным показателям. Ранее мы показали, что их можно добавлять с помощью конфигуратора. Ниже мы собрали некоторые из них, которые было бы интересно посмотреть для разных видов бизнеса и которые мы бы добавили в Анализ Бизнеса, чтобы их можно было автоматически формировать и анализировать.

Первый показатель - это средний чек, то есть выручка разделенная на количество заказов. Специально сделали группу количественные показатели, где удобно их всех анализировать. Можно по каждому отделу отдельно, можно вместе. Аналогично можно разобрать стоимость одного заказа, сколько у нас может быть заказов.

Для производства мебели, например, будет актуальным посмотреть квадратные метры кухни, сколько мы произвели и сколько у нас стоимость прочих расходов для компании на метр кухни. Для молочников интересно выяснить себестоимость на литр сырого молока, потому что у них приходит молоко, а что они из этого дальше делают, это уже вопрос.

Для разных компаний будут разные показатели, но для производственных компаний я бы обязательно выводил какой-то натуральный показатель и на него считал себестоимость, выработку, стоимость прочих расходов, возможно зарплату менеджера и также считал оборачиваемость запасов.

Для строительного магазина также почти всегда интересен средний чек, а также интересны прочие расходы на чек, то есть сколько мы тратим труда бухгалтера, уборщика, логиста, грузчика на то, чтобы получить один чек. Также интересна выручка с метра магазина и оборачиваемость запасов, то есть насколько быстро наши запасы оборачиваются.

Для ремонта, стройки, для оказания услуг монтажа важно видеть количество текущих объектов, проектов, сколько мы завершили в этот момент, какой был средний чек, сколько по времени выполняем заказ. Теперь это тоже можно вывести в финансовый учет, как и стоимость прочих расходов по обслуживанию данных объектов.